Schluss mit der Mail-Flut – Tipps für den smarten Umgang mit E-Mails

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Könnt ihr auf Anhieb sagen, wie viel Zeit ihr täglich mit dem Checken, Organisieren und Bearbeiten von E-Mails verbringt? So praktisch die digitalen Nachrichten auch sind, sie bergen durchaus Ablenkungs- und Verzettelungspotenzial. Mit unseren Tipps zum effizienteren Umgang mit E-Mails, seid ihr zukünftig organisierter und sorgt dafür, dass keine wichtige Nachricht mehr durchrutscht. Die gesparte Zeit könnt ihr dann entspannt in andere To Dos investieren. Klingt gut? Dann legen wir los!

Dieser Artikel erschien zuerst (in Vor-Corona-Zeiten) auf  Smartworkers.net  und wurde leicht überarbeitet.

1. Feste Zeiten für Mails einplanen

Wir ertappen uns regelmäßig dabei, in Pausen oder während der Bearbeitung von (wichtigen) Aufgaben das Postfach zu checken. Das Problem dabei ist, dass Pausen-Zeiten nicht zur Erholung genutzt werden beziehungsweise das Einsehen der Mails vom eigentlichen Arbeitsprozess ablenkt. Doch wie kann aus dieser Routine ausgebrochen werden? Plant täglich feste Zeitslots für die Organisation eures Postfachs ein! Wie viele das sind, hängt ganz davon ab, wie oft ihr Mails erhaltet, die sofort bearbeitet werden müssen und keinen längeren Aufschub dulden. Sofern ihr nicht im Kundenservice tätig seid, sollten zwei bis vier Einheiten verteilt über den Arbeitstag genügen.

2. Das Postfach smart organisieren

Das klingt zunächst logisch und einfach. Natürlich seid ihr vertraut damit, wie man Ordner anlegt und smarte Filter einsetzt. Allerdings fällt es den Meisten oftmals schwer, eine logische Ordnerstruktur aufzubauen, bei der keine E-Mail verschwindet und die Inbox dennoch sauber bleibt. Prinzipiell lassen sich E-Mails in die folgenden Kategorien einordnen: Newsletter, heute erledigen, zur Wiedervorlage und wichtige Hintergrundinformationen für die Ablage beziehungsweise das Archiv.

Was die Organisation von Newslettern betrifft, bieten sich intelligente Filter an, um die Mail-Flut direkt in einem Ordner verschwinden zu lassen. Diese könnt ihr dann beispielsweise in Leerzeiten lesen. Alles mit dem Label „heute erledigen“, geht ihr innerhalb der dafür vorgesehenen Zeitslots an. Achtet dabei darauf, jede Mail möglichst nur einmal anzufassen und nach Erledigung ins Archiv zu verschieben. Den Wiedervorlage-Ordner kontrolliert ihr ein- bis zweimal pro Woche, um auch zukünftige Aufgaben und Projekte im Blick zu behalten. Die Ablage oder das Archiv lässt sich am besten nach Projekten und/oder Kunden ordnen. Pro-Tipp: Wer viele Unterordner bevorzugt, sollte auf ein E-Mail-Programm mit guter Suchfunktion, wie zum Beispiel Microsoft Outlook, setzten, um auch ältere Konversationen zuverlässig und in kurzer Zeit wiederzufinden.

Wem das Ordner-Prinzip aber gänzlich widerstrebt, kann auch beim Arbeiten im Posteingang glücklich werden. Arbeitet zum Beispiel mit Markierungen oder hakt bearbeitete Mails nach Vollendung des To-Dos direkt ab. Was die Markierungen anbelangt, empfehlen sich verschiedene Farben. Mit Bezug auf die vorher genannten Kategorien könnte das folgendermaßen aussehen: Rot für Newsletter, Blau für heute erledigen, Grün für zur Wiedervorlage und Gelb für wichtige Hintergrundinformationen für die Ablage beziehungsweise das Archiv.

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3. Richtiger Betreff führt zum Ziel

Passiert es euch häufig, dass eure E-Mails nicht beziehungsweise im gewünschten Zeitfenster nicht beantwortet werden? Dann solltet ihr eure Formulierungen überprüfen. Eine aussagekräftige Betreffzeile ist Trumpf. Verfasst diese am besten erst ganz zum Schluss, um darin möglichst knackig das Essentielle der E-Mail herauszustellen. Braucht ihr dringend Feedback, sollte das bereits im Betreff deutlich werden.

Hier ein Beispiel: [Projektname]: [Inhalt] mit der Bitte um Freigabe bis [Zeitpunkt].

Für Kunden, Dienstleister und Kollegen wird so schon auf den ersten Blick deutlich, um was es geht und dass die E-Mail schnell bearbeitet werden muss. Dringende Abstimmungen könnt ihr auch mit Hilfe einer entsprechenden Priorisierung hervorheben. Doch Vorsicht: So eine Priorisierung sollte sparsam eingesetzt werden, denn wenn ihr dauerhaft auch unwichtigere Mails „hoch“ einstellt, werdet ihr vielleicht nicht mehr ernst genommen und bewirkt genau das Gegenteil – eine verzögerte Antwort oder im Worst Case sogar gar keine.

4. In der Kürze liegt die Würze

Mails sollten immer nur so lang wie nötig sein – Umso kürzer und präziser, desto besser!  Versetzt euch in den Empfänger hinein: Wird deutlich, worum es geht oder bedarf es gegebenenfalls weiterer Informationen für ein besseres Verständnis? Ist der Inhalt gut strukturiert? Wenn ihr den Adressaten zwingt, gedanklich zu springen, macht ihr es nicht nur ihm schwer, sondern auch euch, da es die Zeit verlängert, bis ihr eine Antwort erhaltet. Eine gute Struktur endet nicht mit dem Inhalt, sondern sollte durch Absätze, Aufzählungen und sparsam eingesetzte Hervorhebungen optisch unterstützt werden. Ziel ist es, dass der relevante Inhalt schon beim Skimming [Überfliegen] des Textes deutlich wird.

Ein bedeutender Stellenwert der Mail kommt ganz zum Schluss: der Abschlussformel. Die Studie des Software-Anbieters Boomerang zeigt, dass E-Mails, die mit „Danke“, „Danke im Voraus“ und „Ich danke Ihnen“ enden, eine wesentlich höhere Antwort-Quote erzielen als solche, die nur „Liebe Grüßen“ senden.

5. E-Mails reduzieren

Ja, das geht wirklich! Beginnt mit dem Abbestellen (aller) nicht gebrauchten Newsletter. Das erfordert etwas Zeit, doch es gibt Dienste wie unroll.me, die euch dabei unterstützen und die Abmeldung weitgehend automatisieren. Hilfreich kann es auch sein, einfach alle Newsletter abzubestellen und erst nach ein paar Tagen zu entscheiden, was ihr wirklich lesen müsst und wollt.

Ein weiterer Tipp von uns ist, auch eure Antworten auf E-Mail noch einmal gründlich zu lesen, bevor ihr sie abschickt. Fragt euch, ob ihr wirklich auf alle Punkte des Absenders eingegangen seid und ob alle Fragen eurerseits deutlich werden, bevor ihr auf „Senden“ drückt. So provoziert ihr keine unnötigen Antwortschleifen.

Zudem kann das Ausweichen auf andere Medien helfen, den Mailverkehr zu reduzieren. Kann ein Sachverhalt eventuell telefonisch schneller geklärt werden? Für die unternehmensinterne Kommunikation bietet sich auch der Wechsel zu einen Team-Chat beispielsweise über Microsoft Teams oder Slacks an.