Single-Tasking ist das neue Multi-Tasking? Tipps und Tricks zum effizienten Arbeiten

Wer kennt sie nicht, die Tage, an denen sich alle Kunden auf einmal melden, jeder noch ein neues To Do reinschiebt und die Deadline für alles schon morgen ist?! Wo sollen wir anfangen, wenn alles gleichzeitig gemacht werden muss? Dann kommen auch noch die 135.000 Mails im Posteingang hinzu und das Telefon ringt schon zum dritten Mal – schönen guten Morgen allerseits! Haaaalt, stopp: Bevor sich die Gedanken und der Stress jetzt in den Wahnsinn steigern, heißt es erstmal tief durchatmen, Kaffee holen und jedes To Do sauber untereinander aufschreiben. Hier findet ihr Tipps für eine smarte To Dos Liste. Jetzt wird Ordnung ins Gehirn und Struktur ins Arbeiten gebracht. Eines nach dem anderen: Single-Tasking heißt die neue Zauberformel! #getshitdone

Single-Tasking – Was ist das?

Single-Tasking hat definitiv nichts mit dem Single-Sein zutun – um das schon gleich vorweg zu nehmen. *zwinkerzwinker* Beim Single-Tasking handelt es sich um eine Arbeitsmethode, die sich auf das Abarbeiten einer Aufgabe nach der anderen fokussiert. Die volle Konzentration liegt auf einem To Do. Je länger die To Do Liste, desto wichtiger ist es, einen klaren Kopf zu bewahren. Jetzt geht es um’s Priorisieren von Aufgaben… Was, wenn alles gleich wichtig ist? Tja, dann liegt die Wahl bei uns: Für welche Aufgabe sind wir gerade am meisten motiviert? Im Zweifelsfall hilft die Absprache mit den Kollegen oder dem Chef – wie schätzen sie die Priorität verschiedener Aufgaben ein?

Eines nach dem anderen…

Angenommen, wir nehmen uns gezielt 20 Minuten Zeit am Stück für eine Aufgabe, die ganz oben auf unserer To Do Liste steht und konzentrieren uns einzig und allein auf dieses Thema, dann ist die Qualität des Ergebnisses wahrscheinlich sehr hoch, allein dadurch, dass unsere Arbeitsweise maximal aufmerksam und fokussiert war. Wir sind gedanklich bei einem Thema, bei einem Kunden. Wir laufen somit auch keiner Gefahr aus, beispielsweise Kunden und Ansprechpartner zu verwechseln oder Ideen zu vermischen. Da die Effizienz auch auf die Zeit einspielt und wir uns beim Single-Tasking nicht von anderen To Dos beeinflussen, stressen oder ablenken lassen, ist es außerdem gut möglich, dass wir gar keine vollen 20 Minuten für diese erste Aufgabe benötigen. Umso mehr Zeit haben wir also für die zweite Aufgabe – mit Betonung auf „erstens“ und „zweitens“, eines nach dem anderen (können wir gar nicht oft genug wiederholen).

Mit dem aufmerksamen Erledigen von nur einer Aufgabe zurzeit beugen wir Flüchtigkeitsfehlern vor und erzielen ein gewissenhaft erarbeitetes und tiefgreifendes Ergebnis. Dank hoher Konzentration und wenig Ablenkung durch Vermischung verschiedener Aufgaben, Kunden etc. steigert sich auch unsere Leistungsfähigkeit. Wir gehen Stress aus dem Weg, indem wir mit unserer To Do Liste einen klaren Kopf bewahren und die anstehenden Aufgaben in priorisierter Reihenfolge stets vor Augen haben. Weniger Stress bedeutet ebenfalls weniger Fehlerpotenzial. Zu guter Letzt: Das Abhaken eines To Dos nach dem anderen ist einfach ein schönes Gefühl!  Soweit das Konzept…

Do it, but do it now – Schritt für Schritt zum Single-Tasker

Der Weg zum Profi-Single-Tasker ist weder weit noch holperig noch bergauf. Auch hier gilt: Ein Schritt nach dem anderen.

1. Die To Do Liste

Der Key zum erfolgreichen Single-Tasking ist eine strukturierte To Do Liste. (Auch hier nochmal der Verweis auf unsere Tipps zum Erstellen einer solchen.) Schreibt die Liste Stichpunkt unter Stichpunkt in überlegter Reihenfolge: Was ist am wichtigsten? Was geht am schnellsten? Wozu bin ich am meisten motiviert? Das Überlegen einer sinnvollen Logik ist euch überlassen. Hilfreiches Stichwort in diesem Zusammenhang ist aber bestimmt die Motivation: Super wichtig, um eine Aufgabe effizient zu erledigen.

2. Vermeidung von Störungen

Wer kennt’s: Da sind wir grad so richtig drin in einem Thema, erleben den totalen Produktivitätsschub und dann kommt irgendjemand um die Ecke und will Small Talk machen. Total nett gemeint, aber leider sehr störend für unsere Konzentration und Effizienz beim Single-Tasking. Wie lässt sich das vermeiden? Erstens: Homeoffice. Da kann kein Kollege einfach ins Zimmer platzen (Mitbewohner werden bitte vorher gewarnt und gebeten, nicht zu stören). Da Homeoffice aber nicht jedem immer möglich ist, gebt euren Kollegen vor dem Beginn des Arbeitens an einem To Do Bescheid, dass ihr für die nächste halbe Stunde nicht gestört werden möchtet. Da hat sicherlich Jeder Verständnis für. Vielleicht gibt es in eurem Büro auch eine Art „Ruheraum“ für leises, ungestörtes Arbeiten? Eingehende Mails, Video-Anrufe etc. können ebenfalls störend sein. Deshalb, zweitens: Stellt euch einen Blocker in eurem digitalen Kalender (zum Beispiel über Outlook) ein. So kann jeder sehen, dass ihr aktuell nicht verfügbar seid, wobei der Blocker gleichzeitig auch bei eurer persönlichen Terminplanung hilft. Schließt außerdem alle Programme, die ihr zum Erledigen der bevorstehenden Aufgabe nicht benötigt. Drittens: Kopfhörer aufsetzen, den Lärm um euch herum ausblenden. Die Kopfhörer lassen nicht nur die Büro-Geräuschkulisse verstummen, sondern signalisieren auch optisch: Ich will jetzt nicht gestört werden!

3. Konzi-, Moti-, Prodi-Pusher

Manchmal bedarf es kleinen Helferchen, um die Konzentration, Motivation und damit Produktivität anzukurbeln. Wie diese Helferchen aussehen, muss jeder für sich selbst entscheiden. Wir wissen am besten, was uns beim Konzentrieren hilft und wie wir gut arbeiten können. Einige Beispiele: Klassische Musik, leckerer Kaffee, ganz viel Wasser trinken, vorher ausreichend gegessen haben, Handy bei Seite legen… Falls es wirklich gar nicht klappen will mit der Konzentration, dann schreibt auf, was euch beschäftigt. Auch wenn es private Dinge sind – das Aufschreiben hilft, den Gedanken erst einmal abzulegen. Hier findet ihr außerdem weitere Tipps zum produktiven Arbeiten mit Fokus auf dem Homeoffice.

4. Aufgabe abhaken

Das Wichtigste beim Single-Tasking ist das tatsächliche Abschließen eines To Dos. Beendet die Aufgabe und hakt sie dann in eurer To Dos Liste ab. Ihr werdet sehen, das Abhaken sorgt für Erleichterung. Damit ist das To Do auch gedanklich erledigt – out of sight out of mind. Jetzt ist im Kopf mehr Platz für die nächste Aufgabe. Kurze Pause und dann weitermachen!

Wenn euch diese Arbeitsmethode anspricht und ihr das Single-Tasking gern selbst ausprobieren möchtet, solltet ihr Folgendes beachten: Seid konsequent, lasst euch nicht „ausnahmsweise“ etwas dazwischenschieben, sondern lernt, „nein“ zu sagen. Erklärt euren Kollegen und auch eurem Chef vorher, wie ihr arbeitet und warum ihr auf Single-Tasking setzt. Vielleicht hilft euch dieser Blogbeitrag bei der Argumentation.

Fazit: Letztendlich muss jeder eine für sich optimale Arbeitsweise finden, da gibt es nicht die eine perfekte Methode oder Strategie. Ob Single-Tasker, Multi-Tasker oder irgendwas dazwischen: Hauptsache, ihr findet einen Rhythmus, in dem ihr eure Aufgaben bestmöglich erledigen könnt. Das Single-Tasking ist in manchen Situationen, zum Beispiel wenn es um wirklich konzentrationsfordernde Aufgaben geht, bestimmt sehr sinnvoll. Genauso hat aber auch das „good old“ Multi-Tasking seine Vorteile. Wir hoffen trotzdem, euch mit diesem Blogbeitrag inspirieren zu können, vielleicht einmal etwas Neues auszuprobieren oder grundsätzlich über eure Arbeitsmethode nachzudenken.

Bild Credits: Pixabay / Free-Photos

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