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Single-Tasking ist das neue Multi-Tasking? Tipps und Tricks zum effizienten Arbeiten

Wer kennt sie nicht, die Tage, an denen sich alle Kunden auf einmal melden, jeder noch ein neues To Do reinschiebt und die Deadline für alles schon morgen ist?! Wo sollen wir anfangen, wenn alles gleichzeitig gemacht werden muss? Dann kommen auch noch die 135.000 Mails im Posteingang hinzu und das Telefon ringt schon zum dritten Mal – schönen guten Morgen allerseits! Haaaalt, stopp: Bevor sich die Gedanken und der Stress jetzt in den Wahnsinn steigern, heißt es erstmal tief durchatmen, Kaffee holen und jedes To Do sauber untereinander aufschreiben. Hier findet ihr Tipps für eine smarte To Dos Liste. Jetzt wird Ordnung ins Gehirn und Struktur ins Arbeiten gebracht. Eines nach dem anderen: Single-Tasking heißt die neue Zauberformel! #getshitdone

Single-Tasking – Was ist das?

Single-Tasking hat definitiv nichts mit dem Single-Sein zutun – um das schon gleich vorweg zu nehmen. *zwinkerzwinker* Beim Single-Tasking handelt es sich um eine Arbeitsmethode, die sich auf das Abarbeiten einer Aufgabe nach der anderen fokussiert. Die volle Konzentration liegt auf einem To Do. Je länger die To Do Liste, desto wichtiger ist es, einen klaren Kopf zu bewahren. Jetzt geht es um’s Priorisieren von Aufgaben… Was, wenn alles gleich wichtig ist? Tja, dann liegt die Wahl bei uns: Für welche Aufgabe sind wir gerade am meisten motiviert? Im Zweifelsfall hilft die Absprache mit den Kollegen oder dem Chef – wie schätzen sie die Priorität verschiedener Aufgaben ein?

Eines nach dem anderen…

Angenommen, wir nehmen uns gezielt 20 Minuten Zeit am Stück für eine Aufgabe, die ganz oben auf unserer To Do Liste steht und konzentrieren uns einzig und allein auf dieses Thema, dann ist die Qualität des Ergebnisses wahrscheinlich sehr hoch, allein dadurch, dass unsere Arbeitsweise maximal aufmerksam und fokussiert war. Wir sind gedanklich bei einem Thema, bei einem Kunden. Wir laufen somit auch keiner Gefahr aus, beispielsweise Kunden und Ansprechpartner zu verwechseln oder Ideen zu vermischen. Da die Effizienz auch auf die Zeit einspielt und wir uns beim Single-Tasking nicht von anderen To Dos beeinflussen, stressen oder ablenken lassen, ist es außerdem gut möglich, dass wir gar keine vollen 20 Minuten für diese erste Aufgabe benötigen. Umso mehr Zeit haben wir also für die zweite Aufgabe – mit Betonung auf „erstens“ und „zweitens“, eines nach dem anderen (können wir gar nicht oft genug wiederholen).

Mit dem aufmerksamen Erledigen von nur einer Aufgabe zurzeit beugen wir Flüchtigkeitsfehlern vor und erzielen ein gewissenhaft erarbeitetes und tiefgreifendes Ergebnis. Dank hoher Konzentration und wenig Ablenkung durch Vermischung verschiedener Aufgaben, Kunden etc. steigert sich auch unsere Leistungsfähigkeit. Wir gehen Stress aus dem Weg, indem wir mit unserer To Do Liste einen klaren Kopf bewahren und die anstehenden Aufgaben in priorisierter Reihenfolge stets vor Augen haben. Weniger Stress bedeutet ebenfalls weniger Fehlerpotenzial. Zu guter Letzt: Das Abhaken eines To Dos nach dem anderen ist einfach ein schönes Gefühl!  Soweit das Konzept…

Do it, but do it now – Schritt für Schritt zum Single-Tasker

Der Weg zum Profi-Single-Tasker ist weder weit noch holperig noch bergauf. Auch hier gilt: Ein Schritt nach dem anderen.

1. Die To Do Liste

Der Key zum erfolgreichen Single-Tasking ist eine strukturierte To Do Liste. (Auch hier nochmal der Verweis auf unsere Tipps zum Erstellen einer solchen.) Schreibt die Liste Stichpunkt unter Stichpunkt in überlegter Reihenfolge: Was ist am wichtigsten? Was geht am schnellsten? Wozu bin ich am meisten motiviert? Das Überlegen einer sinnvollen Logik ist euch überlassen. Hilfreiches Stichwort in diesem Zusammenhang ist aber bestimmt die Motivation: Super wichtig, um eine Aufgabe effizient zu erledigen.

2. Vermeidung von Störungen

Wer kennt’s: Da sind wir grad so richtig drin in einem Thema, erleben den totalen Produktivitätsschub und dann kommt irgendjemand um die Ecke und will Small Talk machen. Total nett gemeint, aber leider sehr störend für unsere Konzentration und Effizienz beim Single-Tasking. Wie lässt sich das vermeiden? Erstens: Homeoffice. Da kann kein Kollege einfach ins Zimmer platzen (Mitbewohner werden bitte vorher gewarnt und gebeten, nicht zu stören). Da Homeoffice aber nicht jedem immer möglich ist, gebt euren Kollegen vor dem Beginn des Arbeitens an einem To Do Bescheid, dass ihr für die nächste halbe Stunde nicht gestört werden möchtet. Da hat sicherlich Jeder Verständnis für. Vielleicht gibt es in eurem Büro auch eine Art „Ruheraum“ für leises, ungestörtes Arbeiten? Eingehende Mails, Video-Anrufe etc. können ebenfalls störend sein. Deshalb, zweitens: Stellt euch einen Blocker in eurem digitalen Kalender (zum Beispiel über Outlook) ein. So kann jeder sehen, dass ihr aktuell nicht verfügbar seid, wobei der Blocker gleichzeitig auch bei eurer persönlichen Terminplanung hilft. Schließt außerdem alle Programme, die ihr zum Erledigen der bevorstehenden Aufgabe nicht benötigt. Drittens: Kopfhörer aufsetzen, den Lärm um euch herum ausblenden. Die Kopfhörer lassen nicht nur die Büro-Geräuschkulisse verstummen, sondern signalisieren auch optisch: Ich will jetzt nicht gestört werden!

3. Konzi-, Moti-, Prodi-Pusher

Manchmal bedarf es kleinen Helferchen, um die Konzentration, Motivation und damit Produktivität anzukurbeln. Wie diese Helferchen aussehen, muss jeder für sich selbst entscheiden. Wir wissen am besten, was uns beim Konzentrieren hilft und wie wir gut arbeiten können. Einige Beispiele: Klassische Musik, leckerer Kaffee, ganz viel Wasser trinken, vorher ausreichend gegessen haben, Handy bei Seite legen… Falls es wirklich gar nicht klappen will mit der Konzentration, dann schreibt auf, was euch beschäftigt. Auch wenn es private Dinge sind – das Aufschreiben hilft, den Gedanken erst einmal abzulegen. Hier findet ihr außerdem weitere Tipps zum produktiven Arbeiten mit Fokus auf dem Homeoffice.

4. Aufgabe abhaken

Das Wichtigste beim Single-Tasking ist das tatsächliche Abschließen eines To Dos. Beendet die Aufgabe und hakt sie dann in eurer To Dos Liste ab. Ihr werdet sehen, das Abhaken sorgt für Erleichterung. Damit ist das To Do auch gedanklich erledigt – out of sight out of mind. Jetzt ist im Kopf mehr Platz für die nächste Aufgabe. Kurze Pause und dann weitermachen!

Wenn euch diese Arbeitsmethode anspricht und ihr das Single-Tasking gern selbst ausprobieren möchtet, solltet ihr Folgendes beachten: Seid konsequent, lasst euch nicht „ausnahmsweise“ etwas dazwischenschieben, sondern lernt, „nein“ zu sagen. Erklärt euren Kollegen und auch eurem Chef vorher, wie ihr arbeitet und warum ihr auf Single-Tasking setzt. Vielleicht hilft euch dieser Blogbeitrag bei der Argumentation.

Fazit: Letztendlich muss jeder eine für sich optimale Arbeitsweise finden, da gibt es nicht die eine perfekte Methode oder Strategie. Ob Single-Tasker, Multi-Tasker oder irgendwas dazwischen: Hauptsache, ihr findet einen Rhythmus, in dem ihr eure Aufgaben bestmöglich erledigen könnt. Das Single-Tasking ist in manchen Situationen, zum Beispiel wenn es um wirklich konzentrationsfordernde Aufgaben geht, bestimmt sehr sinnvoll. Genauso hat aber auch das „good old“ Multi-Tasking seine Vorteile. Wir hoffen trotzdem, euch mit diesem Blogbeitrag inspirieren zu können, vielleicht einmal etwas Neues auszuprobieren oder grundsätzlich über eure Arbeitsmethode nachzudenken.

Bild Credits: Pixabay / Free-Photos

Selbstorganisation: Fahrplan für eure To-do-Liste

Habt ihr im Angesicht des täglichen Workloads auch mal wieder den Überblick verloren? Was uns morgens noch gut strukturiert durch den Kopf geistert, kann nachmittags schon einen einzigen großen Ball ergeben, den wir mit jeder weiteren Aufgabe munter vor uns her jonglieren. Angesichts von zig Meetings und 60 oder mehr E-Mails täglich ist das keine Seltenheit. Und dennoch muss es ihn doch geben, den richtigen Weg, trotz allem die Oberhand zu behalten.

Gerade im Kommunikations- und Projektmanagement ist eine gute Selbstorganisation als Erfolgsvariable kaum zu überschätzen. Da erscheint sie uns wie der Phönix aus der Asche: Die gute alte (und vor allem sauber geführte) To-do-Liste. Sie gibt uns Halt und unterstützt uns dabei, Aufgaben gezielt und geordnet abzuarbeiten. Wikipedia verrät, worum es sich dabei eigentlich handelt: „Die To-do-Liste […] ist im Aufgabenmanagement oder in der Aufgabenplanung eine Liste, die festlegt, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein müssen.“ Soweit so gut. Doch der Teufel steckt im Detail beziehungsweise in der Auswahl der Punkte und ihrer Priorisierung.

To-do-Liste: Diese zwei Fallen gilt es zu umgehen

Zwei wesentliche und weitverbreitete Fallen im Umgang mit To-do-Listen lassen sich auf das Belohnungssystem zurückführen, das tief in unserer Persönlichkeitsstruktur verankert ist. Sagen wir auf der einen Seite ist Ben, der seinen Schreibtisch nur mit einem guten Gefühl verlässt, wenn er möglichst viele Punkte seiner Liste abhaken kann. Dieses Belohnungssystem kann ihn dazu verleiten, kleine und weniger wichtige To-dos den Essentials vorzuziehen. Obwohl er jeden Tag viele Aufgaben erfüllt, bleiben wichtige Punkte offen.

Auf der anderen Seite haben wir Mia. Sie fühlt sich nach der Arbeit oft energielos und ineffizient, da sie ihre Aufgabenliste wieder einmal nicht abarbeiten konnte. Anstatt sich auf die für den Tag notwendigen Tasks zu konzentrieren, führt sie kilometerlange Listen, die das Meeting am Nachmittag ebenso beinhalten wie die Vorbereitung des Quartals-Reportings in acht Wochen. Auch hier liegt ein Prioritätsproblem vor, mit dem Ergebnis, dass Mia die stetige Erinnerung an das Nicht-Schaffen aller Punkte und das damit verbundene schlechte Gefühl Energie rauben, die eigentlich in den Arbeitsprozess fließen sollte.

So setzt ihr die To-do-Liste effizient ein

Damit ihr mit eurer To-do-Liste nicht baden geht, haben wir euch nachfolgend ein paar Tipps und Kniffe zusammengestellt:

  1. Der richtige Zeitpunkt: Idealerweise erstellt ihr eure To-do-Listen bereits am Vorabend. Das hat den Vorteil, dass ihr mit freiem Kopf in den Feierabend startet und am nächsten Morgen bereits alle Aufgaben vor Augen habt und keine wertvolle Zeit verschenkt.
  2. Nicht mehr als 10 Punkte: Achtung! Eure To-do-Liste sollte nur die wichtigsten und dringendsten Aufgaben für heute und morgen umfassen. Alles, was länger warten kann, findet in Monats- und Wochenlisten oder eurem Kalender Platz. Zudem nehmen die meisten Aufgaben mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich einkalkuliert. Ihr fahrt also gut damit, nur circa 70 Prozent eures Arbeitsalltags zu verplanen. Der restliche Puffer stellt sicher, dass ihr eure Aufgaben auch schafft.
  3. Die richtige Struktur: Die Abfolge der To-dos sollte bereits eine Priorisierung festlegen. An dieser Stelle bietet sich beispielsweise das Vorgehen nach der 1-3-5 Regel an: Ganz oben steht dabei eine einzige Aufgabe – die mit der höchsten Priorität. Darauf folgen bis zu drei wichtige Aufgaben und darunter bis zu 5 kleine Aufgaben. Der Vorteil: Die Liste ist kompakt, bietet eine sehr gute Übersicht und ist schaffbar.
  4. Aufgaben only: Damit der „Aufgabenzettel“ übersichtlich bleibt, solltet ihr von der Integration von Events und Meetings absehen und stattdessen wirklich nur To-dos aufnehmen.
  5. Große Aufgaben herunterbrechen: Um Fortschritte auch bei unübersichtlichen Projekten greifbar zu machen, ist es sinnvoll, diese in Teilschritte zu zerlegen. Die kleinen Erfolge sorgen für die nötige Motivation. Darüber hinaus ergibt sich aus den Teilaufgaben beinahe automatisch ein Ablaufplan zur Lösung der komplexen Aufgabe.

Next Level: Meistertask und kreatives Austoben

Natürlich sind für eine To-do-Liste nicht zwangsläufig Zettel und Stift notwendig. Neben umfangreichen Projektmanagement- und Kommunikationslösungen, die sich vor allem für Unternehmen und große Teams eignen, gibt es viele pfiffige und teils kostenlos nutzbare Tools, die eine handschriftlich geführte To-do-Liste ersetzen oder diese gar auf das nächste Level heben können. Eines dieser Tools ist Meistertask, das sowohl in Form einer Browser- als auch Smartphone-App (oder im Wechsel) genutzt werden kann. Der Service bietet Raum für verschiedene Projekte und deren Aufgaben, erlaubt das Verschieben der To-dos in die Kategorien Open, In Progress und Done sowie die individuelle Zuteilung von Aufgaben für Personen und verfügt über eine enorm hilfreiche Erinnerungsfunktion per E-Mail. Das Arbeiten mit Meistertask gestaltet sich intuitiv und effizient und sorgt nicht etwa für noch mehr Aufwand.

Wer dennoch auf die alte Schule setzt, dessen Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt, wie die einfache Suche auf Pinterest zeigt. Es kann etwas dauern, bis ihr die für euch passende Form der To-do-Liste gefunden habt. Der Aufwand zahlt sich jedoch aus – und das tagtäglich!

Was sind eure Tipps zur optimalen Aufgabenorganisation? Wir freuen uns über Anregungen im Kommentarfeld.