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Morgenroutinen: So startest du produktiv in den Tag

Guten Morgen, Welt! Mit einem positiven Start setzt man den Ton für einen produktiven Arbeitstag / Foot: Pexels

„Mit dem falschen Fuß aufgestanden?“ Wer kennt ihn nicht, diesen – zugegebenermaßen etwas aus der Mode gekommenen – Spruch, den man erntet, wenn man morgens missmutig auf seine Kollegen trifft. Auch wenn der Fuß sicherlich nicht entscheidend ist, so herrscht doch Einigkeit darüber, dass der Start in den Tag ihm sofort eine bestimmte Richtung gibt. Damit diese stimmt, haben wir Tipps für produktive Morgenroutinen zusammengestellt. 

Dieser Artikel erschien zuerst (in Vor-Corona-Zeiten) auf Smartworkers.net und wurde leicht überarbeitet.

Finde die richtige Menge Schlaf

Basis für einen produktiven Tag ist – zumindest für den Durchschnittsmenschen – ausreichend Schlaf. Dabei kann man sowohl zu viel als auch zu wenig schlafen. Einer Studie von Oktober 2018 zufolge beträgt die optimale Dauer des Nachtschlafs sieben bis acht Stunden. Kritisch wird es spätestens bei unter vier Stunden: Auf die kognitive Leistungsfähigkeit bezogen lässt ein derartiger Schlafmangel einen um acht Jahre altern.

Stehe früh auf

Klingt zunächst wie ein Widerspruch zum ersten Punkt. Ist es aber nicht. Selbstverständlich sollte frühes Aufstehen nicht zulasten der Schlafmenge gehen. Die simple Lösung: früher ins Bett gehen. Es könnte sich lohnen, denn Frühaufsteher haben produktivere Vormittage, schaffen mehr und berichten im Schnitt über weniger Stress als Langschläfer. Wenn du versuchen willst, deinen Rhythmus nach vorne zu verlegen, solltest du als Erstes deinen Wecker außer Reichweite bringen. Wer hat den Quälgeist nicht schon mal schlaftrunken ausgestellt, anstatt auf Snooze zu drücken?  Und auch das Snoozen an sich solltest du dir schenken, es macht nicht wacher, sondern hält dich im Gegenteil in einem schläfrigen Zustand, der das Aufstehen erschwert. Schließlich kann es hilfreich sein, den Weckton öfter mal zu wechseln, um ihm gegenüber keine „Toleranz“ zu entwickeln und ihn schlichtweg zu überhören.

Frühes Aufstehen ist jedoch kein Allheilmittel. Entscheidend ist es, den eigenen Rhythmus zu finden. Wenn frühes Aufstehen für dich eine reine Qual ist und bleibt, solltest du es nicht erzwingen. Einen Versuch ist es aber allemal wert.

Vermeide Bildschirmzeit vor dem Frühstück

Morgens als Erstes (am besten noch im Bett) E-Mails und Social Media checken? Kannst du machen, ist aber kontraproduktiv. Denn damit kümmerst du dich in der Regel vor allem um die Bedürfnisse Anderer, etwa der Absender der Mails. So verlierst du den eigenen Fokus und bist sofort drin im Hamsterrad. In den ersten wachen Momenten des Tages solltest du, wenn möglich, entspannen, Kuscheln, aus dem Fenster schauen, meditieren oder ein kleines Workout machen – alles besser als sich direkt in die elektronischen Tools zu stürzen.

Trinke zuerst etwas Zitronenwasser

Das Trinken von Zitronenwasser nach dem Aufwachen erhöht sowohl das körperliche als auch das geistige Energielevel. Zitronenwasser schenkt eine natürliche Energie, die über den ganzen Tag wirkt, indem es die Nährstoffaufnahme im Magen verbessert. Du solltest das Zitronenwasser auf nüchternen Magen trinken, um eine vollständige Absorption zu gewährleisten, und anschließend 15-30 Minuten bis zum Frühstück warten. Der perfekte Zeitraum für den nächsten Tipp.

Zitronenwasser schenkt eine natürliche Energie, die über den ganzen Tag wirkt / Foto: Francesca Hotchin/Unsplash

Aktiviere mit einem Workout Energien

Forscher an der Universität von Bristol fanden heraus, dass Menschen, die während des Arbeitstages trainieren, mehr Energie und eine positivere Einstellung haben. Schon zehn Minuten reichen aus, um den Neurotransmitter GABA freizusetzen, der das Gehirn beruhigt und die Impulskontrolle verbessert. Ein kurzes Training am Morgen hat den Vorteil, dass man sich die Zeit dafür immer nehmen kann und das Workout nicht im Arbeitsalltag untergeht. Außerdem verbessert es das Energielevel für den anstehenden Arbeitstag.

Frühstücke (richtig)

Ich gestehe: Ich bin selbst jemand, der erst im Büro vor dem Monitor frühstückt. Optimalerweise nimmst du dir aber auch dafür bereits zu Hause Zeit und Ruhe. Wichtig ist es jedoch, überhaupt zu frühstücken, denn Menschen, die frühstücken, sind weniger anfällig für Fettleibigkeit, haben einen stabileren Blutzuckerspiegel und sind im Laufe des Tages weniger hungrig. Ist das Frühstück auch noch gesund, ist das die beste Voraussetzung für einen produktiven Tag, denn ein gesundes Frühstück schenkt dir Energie, verbessert das Kurzzeitgedächtnis und hilft dir, dich intensiver und länger zu konzentrieren.

Nimm dir Zeit für dich

Zugegeben: Das ist ambitioniert, viele produktive Menschen schwören aber darauf, sich morgens eine halbe oder gar eine ganze Stunde Zeit für sich selbst zu nehmen. Sei es für ein Workout, Meditation, ein ganz anderes Hobby oder fürs Zeitungslesen. Nur eines solltest du in dieser Zeit nicht machen: deine E-Mails checken.

Nutze den Weg zur Arbeit

Wenn du nicht gerade im Homeoffice arbeitest, bietet sich bereits der Weg zur Arbeit zur produktiven Nutzung an. Lesen, E-Mails beantworten, To-Do-Listen erstellen – fährst du mit der Bahn ins Büro, können bereits konkret arbeitsbezogene Tätigkeiten angegangen werden. Du kannst den Weg aber natürlich auch für Sport oder zur Entspannung nutzen. Warum nicht mit dem Rad zur Arbeit fahren oder gar hinjoggen (sofern die Entfernung und das Vorhandensein von Duschen dies zulassen)? Oder zumindest einen Teil des Weges spazierend zurücklegen und die Gedanken schweifen lassen. Die besten Ideen kommen einem ja, wie wir wissen, nur selten am Arbeitsplatz. Auch das Hören von (fachspezifischen) Podcasts ist eine gute Möglichkeit, den Weg zur Arbeit produktiv zu nutzen.

Der Weg zur Arbeit kann vielfältig genutzt werden. Zum Beispiel mit Fach-Podcasts. / Foto: Plantronics

Plane den Morgen am Abend

Auch der Vorabend kann bereits für einen optimalen Start in den Tag genutzt werden. Die Kaffeemaschine programmieren, das Frühstück schon vorbereiten, Kleidung und alles Notwendige für den Arbeitstag bereitlegen oder eine To-Do-Liste schreiben: Das alles entschleunigt den Morgen und lässt dich entspannter in den Tag starten. Wer es auf die Spitze treiben möchte, schläft bereits in Turnhose und T-Shirt und spart sich die Umziehzeit für das morgendliche Workout. Muss aber auch nicht sein.

Vor allem: Entwickle eine eigene Routine

Produktivitätsexperten sind sich einig, dass eine morgendliche Routine eine wesentliche Voraussetzung für einen produktiven Tag ist. Dabei ist es zweitrangig, wie diese Routine genau aussieht. Bastel dir aus den vorangegangenen Tipps und deinen persönlichen Vorlieben eine Morgenroutine zusammen, die für dich funktioniert. Und halte sie ein.

Ihr habt weitere Tipps zur optimalen Morgenroutine? Dann teilt sie mit uns auf Facebook, Twitter oder im Kommentarfeld. 

Smarte Tipps & Tools für eure To-do-Liste

Kann, aber muss nicht sein. Mittlerweile gibt es viele Tools, die eine handschriftlich geführte To-do-Liste ersetzen. Foto: pixabay.com / StartupStockPhotos

Hand auf’s Herz: Schafft ihr am Ende eines Arbeitstages, alle Aufgaben, die ihr euch vorgenommen habt? Wenn nicht, bedarf eure To-do-Liste gegebenenfalls eines Upgrades! Denn neben der Erfassung aller anstehenden Aufgaben kommt vor allem deren Priorisierung ein wesentlicher Stellenwert zu.

Dieser Artikel erschien zuerst (in Vor-Corona-Zeiten) auf Smartworkers.net und wurde leicht überarbeitet.

Wichtig: psychologische Fallstricke umgehen

Dass hier die Krux liegt, verdeutlichen zwei Beispiele: Gehört ihr zu den Menschen, die täglich viele Häkchen an Aufgaben vergeben und dennoch wenig schaffen? Dann verleitet euch euer inneres Belohnungssytem eventuell dazu, vor allem auf kleine Herausforderungen zu setzen, um möglichst kontinuierlich Erfolgserlebnisse zu generieren. Das Problem daran ist, dass mit diesem Prinzip das große Ganze langfristig auf der Strecke bleibt, da gerade komplexe Aufgaben meist mehrere Arbeitsanläufe brauchen, die gut terminiert und kontinuierlich ausgeführt werden sollten.<span

Auch wenn ihr jeden Tag das Gefühl habt, euren Aufgabenzettel nicht zu schaffen, könnte euch eure Psychologie eine Falle gestellt haben. Anstatt euch auf die für den Tag notwendigen Tasks zu konzentrieren, führt ihr vielleicht lange, unübersichtliche Listen, die das Meeting am Nachmittag ebenso beinhalten wie die Vorbereitung des Quartals-Reportings in acht Wochen. Auch hier liegt ein Prioriorisierungsproblem vor, mit dem Ergebnis, dass euch die stetige Erinnerung an das Nicht-Schaffen aller Punkte und das damit verbundene schlechte Gefühl Energie rauben, die eigentlich in den Arbeitsprozess fließen sollte.

So gestaltet ihr eine effiziente To-do-Liste

Auch wenn ihr euch bis zu dieser Stelle noch nicht wiedererkannt habt, lohnt sich das Dranbleiben. Hier sind unsere Tipps für eine effizientere To-do-Liste:<span

1. Der richtige Zeitpunkt

Es hat sich bewährt, die To-do-Liste bereits am Vorabend zu erstellen. Das hat den Vorteil, dass ihr mit freiem Kopf in den Feierabend startet und am nächsten Morgen bereits alle Aufgaben vor Augen habt, sodass ihr keine wertvolle Zeit verschenkt.

2. Nicht mehr als 10 Punkte

Achtung! Eure To-do-Liste sollte nur die wichtigsten und dringendsten Aufgaben für heute und morgen umfassen. Alles, was länger warten kann, findet in Monats- und Wochenlisten oder eurem Kalender Platz. Zudem nehmen die meisten Aufgaben mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich einkalkuliert. Ihr fahrt also gut damit, nur circa 70 Prozent eures Arbeitsalltags zu verplanen. Der restliche Puffer stellt sicher, dass ihr eure Aufgaben auch schafft.<span

3. Die richtige Struktur

Die Abfolge der To-dos sollte bereits eine Priorisierung festlegen. An dieser Stelle bietet sich beispielsweise das Vorgehen nach der 1-3-5-Regel an: Ganz oben steht dabei eine einzige Aufgabe – die mit der höchsten Priorität. Darauf folgen bis zu drei wichtige Aufgaben und darunter bis zu fünf kleine. Der Vorteil: Die Liste ist kompakt, bietet eine sehr gute Übersicht und ist schaffbar. Ein Modell zur Einordnung von Aufgaben nach ihrer Priorität gibt z.B. die Eisenhower-Matrix vor.

4. Ausschließlich Aufgaben erfassen

Damit der Aufgabenzettel übersichtlich bleibt, solltet ihr von der Integration von Events und Meetings absehen und stattdessen wirklich nur To-dos aufnehmen.

5. Große Tasks herunterbrechen

Um Fortschritte auch bei unübersichtlichen Projekten greifbar zu machen, ist es sinnvoll, diese in Teilschritte zu zerlegen. Die kleinen Erfolge sorgen für die nötige Motivation, ohne vom Ziel abzulenken. Darüber hinaus ergibt sich aus den Teilaufgaben beinahe automatisch ein Ablaufplan zur Lösung der komplexen Aufgabe.

Smarte Tools: Es muss nicht immer handschriftlich sein

Natürlich sind heutzutage für eure To-do-Liste nicht zwangsläufig Zettel und Stift notwendig. Neben umfangreichen Projektmanagement- und Kommunikationslösungen, die sich vor allem für Unternehmen und große Teams eignen, gibt es viele smarte und teils kostenlos nutzbare Tools, die eine handschriftlich geführte To-do-Liste ersetzen oder diese gar auf das nächste Level bringen.

Eines dieser Tools ist Meistertask, das sowohl in Form einer Browser- als auch Smartphone-App (oder im Wechsel) genutzt werden kann. Der Service bietet Raum für verschiedene Projekte und deren Aufgaben, erlaubt das Verschieben der To-dos in die Kategorien OpenIn Progress und Done sowie die individuelle Zuteilung von Aufgaben an Personen und verfügt über eine enorm hilfreiche Erinnerungsfunktion per E-Mail. Das Arbeiten mit Meistertask gestaltet sich intuitiv und effizient und sorgt nicht etwa für noch mehr Aufwand.

Weitere Alternativen bieten die Selbstorganisations-Tools Evernote oder Trello. Die guten Anwendungen am Markt unterscheiden sich funktional lediglich in Facetten voneinander. Wichtiger ist, dass ihr eine Applikation wählt, die euren Präferenzen in Bezug auf Benutzeroberfläche und Workflow entspricht. Somit stellt ihr sicher, dass ihr dranbleibt und das Verfassen von To-do-Listen nicht zur Qual wird.

Besonders geeignet für die Organisation innerhalb eines oder mehrerer Teams ist das Tool Milanote. In diesem Programm können Ideen, To Dos und Projekte an einer Art Pinnwand gesammelt, dargestellt und strukturiert werden. Zudem lassen sich auch externe Dateien wie Bilder, Videos, Links oder Textdokumente integrieren. Das Ergebnis: kreative und gleichzeitig übersichtliche (Mood-) Boards. So habt ihr alles Aufgaben und Projekte stets vor Augen und könnt noch effizienter an die Arbeit machen.

Ihr habt weitere Tipps zur optimalen Aufgabenorganisation und -priorisierung? Wir freuen uns auf eure Anregungen auf Facebook oder im Kommentarfeld.

Produktiv im Homeoffice: So funktioniert’s bei Zucker.

Nach rund sieben Wochen Homeoffice haben wir uns als Agentur mittlerweile gut an die Arbeit von zu Hause gewöhnt. Das Wichtigste dabei war und ist, das Berufliche trotz Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden vom Privaten zu trennen und unsere Produktivität und Motivation aus dem Büro auch hier beizubehalten. Wir haben unsere Top Ten Tipps zusammengestellt, wie das bei Zucker. funktioniert:

Tipp 1: To-Do-Liste pflegen

Eine persönliche To-Do-Liste mit Prioritäten und Deadlines hilft dabei, Struktur in die Arbeit zu Hause zu bringen und den Fokus auf die bevorstehenden Aufgaben nicht zu verlieren. Das Abhaken der To Dos steigert die Motivation, und auch die Produktivität wird angekurbelt, indem man genau weiß, was zu tun ist.

Tipp 2: Mit den Kollegen kommunizieren

Communication is key. Trotz räumlicher Distanz kommunizieren wir täglich mehrmals per Videochat. Wir besprechen unsere Aufgaben, lösen eventuelle Unklarheiten auf, motivieren uns gegenseitig oder führen einfach mal ein kurzes „Hey, wie geht’s dir gerade?“-Gespräch. Auch das freitägliche Zucker.Frühstück wird im Videochat virtuell weitergeführt, sodass wir uns teamübergreifend mit den Kollegen austauschen können.

Tipp 3: Den richtigen Arbeitsplatz schaffen

Bürofeeling trotz Wohnzimmeratmosphäre? Das geht! Das Wichtigste: Auf dem Schreibtisch sollten nur Dinge liegen, die für die Arbeit im Homeoffice wirklich benötigt werden. Egal, ob es der Esstisch, ein richtiger Schreibtisch oder der Couchtisch ist: Private Unterlagen und ablenkende Gegenstände sollten weggeräumt werden. So schaffen wir wortwörtlich Platz für unsere Gedanken und fördern die Konzentration.

To-Do-Listen – im Homeoffice vielleicht sogar noch wichtiger als im Büro. Foto: Pixabay/edar

Tipp 4: Pausen einhalten

Pausen sind wichtig. Wir halten sie ein. Neben der Mittagspause tun auch kurze Fünf-Minuten-Pausen gut und sorgen dafür, dass anschließend wieder produktiv weitergearbeitet werden kann. Zu wissen, dass man in einer Viertelstunde kurz Pause macht, spornt unheimlich an, diese letzten Minuten noch einmal Vollgas zu geben. Wichtig: Vor allem die Mittagspause konsequent einhalten und möglichst weit weg vom Arbeitsplatz verbringen.

Tipp 5: Ausreichend bewegen

Bewegung regt das Gehirn an, Leistung zu erbringen. Wir empfehlen einen persönlichen „Workout“-Plan: ein zehnminütiger Spaziergang in der Mittagspause, eine kurze Stretching-Einheit vor Beginn jeder neuen Aufgabe oder ein Youtube-Workout zum Feierabend. Bei Zucker. findet zudem trotz Homeoffice regelmäßig ein interner Yoga-Kurs statt. Dieser sorgt für Spaß, Motivation und einen gesunden Start in den Tag. Try it out!

Tipp 6: Das richtige Outfit wählen

Wir geben zu, es besteht ein gewisser Reiz darin, zu Hause in Jogginghose zu arbeiten – „Sieht ja eh niemand“. Stimmt, hindert aber daran, Arbeit und Freizeit voneinander zu trennen und mindert die Produktivität. Besser ist es, sich morgens wie gewohnt fertig zu machen und ein bürotaugliches Outfit zu wählen. So bleibt auch das Highlight bestehen, zum Feierabend in die Jogginghose zu schlüpfen und die Arbeit auf der Couch hinter sich zu lassen.

Tipp 7: Einen Homeoffice-Soundtrack finden

Musik hilft, motiviert und konzentriert zu bleiben. Viele Musik-Streamingdienste bieten mittlerweile eigene Kategorien mit speziellen Home-Playlists: Von Klassik bis Techno ist alles dabei. Jetzt heißt es: Reinhören und rausfinden, bei welcher Musik die eigene Konzentration am höchsten ist. Wir bei Zucker. haben eine eigene Playlist mit unseren Lieblingsliedern erstellt. Zwar arbeitet gerade jeder woanders, doch hören wir dennoch die gleiche Musik – auch eine Art der Verbundenheit.

Der passende Homeoffice-Soundtrack sorgt für Motivation am Arbeitsplatz zu Hause. Foto: Pixabay/PhotoMIX-Company

Tipp 8:  Ablenkungen einschränken

blenkung mindert unserer Produktivität. Natürlich lässt sie sich im Homeoffice nicht komplett verhindern, was auch total normal und verständlich ist. Trotzdem kann man gewisse Maßnahmen ergreifen, vermeidbare Ablenkungen auszuschließen. So kann das private Handy während der Arbeit auch mal für eine gewisse Zeit ins Nebenzimmer verschwinden.

Tipp 9: Viel trinken und gesund ernähren

Nicht nur im Homeoffice ist es wichtig, viel zu trinken und sich gesund zu ernähren. Wassertrinken regt das Gehirn an und eine gesunde Ernährung hilft dabei, produktiv zu bleiben. Dadurch, dass wir jetzt die Zeit und Möglichkeit haben, unser Mittag frisch zuzubereiten, nutzen wir diese Chance natürlich und werden bei unseren Mahlzeiten richtig kreativ.

Tipp 10: Das Homeoffice akzeptieren

Letzter und vielleicht wichtigster Tipp: Die Umstellung akzeptieren. Ja, das Homeoffice ist etwas anderes als das Büro. Ja, es besteht eine größere Ablenkungsgefahr als im normalen Büroalltag. Ja, vielleicht ist man mal einen Tag lang weniger produktiv als sonst. Das ist ok. Solange wir trotzdem unser Bestes geben, die Situation so normal wie möglich zu handhaben.

14 Tipps für eine gelungene Videokonferenz

Äh, da sollte jetzt eigentlich… Macht euch rechtzeitig mit der Technik vertraut, um böse Überraschungen zu vermeiden. / Foto: Pexels/Tookapic

Videokonferenzen sind eine feine Sache: Sie sparen in der Regel Zeit und Geld und sind zudem effektiver als reine Telefonkonferenzen, wie eine Fraunhofer-Studie herausfand. Allerdings drohen in Videomeetings auch Fallstricke und Fettnäpfchen. Wenn ihr auf diese 14 Punkte achtet, sollte nichts schief gehen.

Dieser Artikel erschien zuerst (in Vor-Corona-Zeiten) auf Smartworkers.net und wurde leicht überarbeitet.

Vor der Videokonferenz

 

1. Überlegt euch, ob eine Videokonferenz überhaupt das richtige Mittel ist

Videokonferenzen haben den großen Vorteil, dass sie zeitliche und räumliche Distanzen überwinden. Das spart Kosten und ist effizient. Zudem transportieren sie deutlich mehr von eurem Gegenüber als E-Mails oder Telefonate. Das kann wichtig sein, wenn ihr z. B. auf der Suche nach einem Freelancer seid und diverse Kandidaten in Bali, Bangalore & Co. über die reinen Skills und Fakten hinaus kennenlernen wollt. Für ständige Remote Worker oder in außergewöhnlichen Zeiten wie diesen sind Videocalls natürlich darüber hinaus ein äußerst willkommenes Tool, um den sozialen Kontakt mit den Kollegen und Kolleginnen zumindest virtuell aufrecht zu erhalten.

Steht dagegen (in einer unbestimmten Zukunft) ein Tagesworkshop mit mehreren Personen an, kann ein Treffen vor Ort zielführender sein. Denn vieles passiert bei solchen Meetings abseits des offiziellen Programms. Außerdem bedeutet bei aller Unkompliziertheit auch eine Videokonferenz einen gewissen Aufwand, der vielleicht nicht immer gerechtfertigt ist. Schließlich ist auch die Frage entscheidend, ob die technologische Infrastruktur eine Videokonferenz überhaupt zulässt.

2. Stellt sicher, dass ihr eine stabile Internetverbindung habt

Banal aber entscheidend. Wer hat nicht schon Zeit in ruckeligen Skype-Konferenzen verbracht, nur um anschließend entnervt festzuhalten, alles Weitere per Mail zu besprechen? Eingefrorenes Bild und unterbrochener Ton kosten Zeit und Nerven und haben schon viele Videokonferenzen scheitern lassen. Das gilt vor allem, wenn ihr unterwegs seid und mit eurem Smartphone oder Tablet an der Videokonferenz teilnehmt. Vermeidet Funklöcher und stellt sicher, dass ihr über die komplette Dauer des Meetings eine stabile Internetverbindung habt. Vermeidet also, wenn es geht, Zug- und Autofahrten während der Konferenz.

3. Wählt eine vernünftige Software aus

Hier wird die Erfahrung zeigen, was für euch funktioniert. Rookies sollten sich auf jeden Fall vor der Konferenz mit dem Programm und seinen Features vertraut machen. Am besten testet ihr die Software vorher im Kollegenkreis. Grundsätzlich gilt: Je einfacher, desto besser. Stellt sicher, dass sich auch die anderen Teilnehmenden schnell und problemlos einwählen können.

4. Schickt eine Agenda an alle Teilnehmenden

Das gilt nicht nur für Videokonferenzen, sondern auch für Meetings und Telkos, und sollte eigentlich klar sein. Dennoch kann man nicht oft genug darauf hinweisen. Und: Schickt die Agenda rechtzeitig in die Runde, damit sich alle darauf vorbereiten können. Nein, eine halbe Stunde vorher ist nicht rechtzeitig.

5. Kleidet euch angemessen

Ihr seid Telefonkonferenzen im Homeoffice gewöhnt? Dann sitzt ihr vielleicht gerne im Jogginganzug und mit Schlaffrisur am Schreibtisch (oder ganz woanders, siehe Punkt 6). Videokonferenzen jedoch dienen nicht selten dazu, einen kompletteren Eindruck vom Gegenüber zu erhalten. Euer Äußeres sollte also dem Anlass entsprechend sein. Auch auffällige Kleidung oder Karos sind eher ungeeignet, da sie auf dem Monitor unruhig wirken.

6. Wählt einen passenden Ort

In Büroräumen recht einfach, unterwegs schon komplizierter. Versucht grundsätzlich, eine so ruhige und ungestörte Umgebung zu finden, wie möglich. Schaltet Störquellen wie das Radio aus, vermeidet Bewegungen und (vor allem im Homeoffice) unprofessionelle Accessoires im Hintergrund. Nicht jeder möchte wie Robert Kelly zu einem Internethit werden. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann natürlich in Sachen perfektes Setting ein wenig nachhelfen.
Achtet außerdem auf eine vernünftige Ausleuchtung. Seid ihr allein vor dem Monitor, sollte sich die Lichtquelle (egal ob natürlich oder künstlich) am besten hinter der Kamera befinden. In einem Konferenzraum stellt sich in der Regel nur die Frage, ob das Tageslicht ausreicht oder Deckenbeleuchtung nötig ist.

7. Wählt einen passenden Bildausschnitt

Hier gilt die Daumenregel: Sitzt ihr allein vor der Kamera, sollte etwa eine Handbreit Platz zwischen eurem Kopf und dem Bildrand sein und der Bildausschnitt Kopf und Brust umfassen. Das ist der Bereich, den wir in normalen Face-to-Face-Gesprächen wahrnehmen. Achtet bei mehreren Teilnehmenden an einem Ort darauf, dass sich alle Personen im Bild befinden und möglichst nicht verdeckt werden.

8. Achtet auf Zeitzonen

Wenn ihr eine Videokonferenz mit einem über die Kontinente verstreutem Team plant, versucht einen Termin zu finden, der für alle Zeitzonen zumindest halbwegs zumutbar ist.

9. Achtet auf den Ton

Video ist das Eine, aber auch die richtige Audiolösung ist entscheidend für den Erfolg einer Videokonferenz. Sitzt ihr allein am Computer oder befindet ihr euch in einer unruhigen Umgebungen, solltet ihr auf Headsets mit Active Noise-Cancelling zurückgreifen. Diese Technologie sorgt dafür, dass störende Hintergrundgeräusche abgedämpft werden, und liefern in der Regel sowohl für euch als auch eure Gesprächspartner die beste Audioqualität. Für einen abgeschlossenen Konferenzraum oder ähnliches eignen sich Speakerphones, die in der Mitte des Konferenztisches platziert werden können. Sie gibt es auch in praktischer Reisegröße. 

Während der Videokonferenz

 

10. Seid höflich

Den Gesprächspartner zu unterbrechen, ist grundsätzlich eine Unsitte, fällt in einer Videokonferenz aber noch unangenehmer auf als im normalen Leben. Sollte es technologisch bedingte Audio- und Videoverzögerungen geben, empfiehlt es sich, einen Tick länger zu warten, bevor man das Wort ergreift. Sprecht außerdem deutlich und schaut dabei in die Kamera. So vermeidet ihr unterbrechende Nachfragen und erzeugt Nähe zu eurem Gesprächspartner.

11. Schaltet Störquellen aus

Wenn ihr gerade nur zuhört, schaltet euren Ton auf Mute, um zu verhindern, dass Störgeräusche in eurer Umgebung von allen wahrgenommen werden. Vergesst aber nicht, euer Mikro wieder einzuschalten, wenn ihr was sagen wollt – ein absoluter Klassiker. Praktisch: Einige Headsets verfügen über eine Hinweisfunktion, wenn ihr zu sprechen beginnt, während ihr gemutet seid. Euer Handy ist während einer Videokonferenz selbstverständlich lautlos gestellt.

12. Vermeidet Multitasking

Wer von euch nicht schon mal während einer Telefonkonferenz nebenbei E-Mails beantwortet hat, der werfe den ersten Stein. Oder so. Was ohne visuellen Kanal vielleicht noch funktioniert, solltet ihr in einer Videokonferenz dringlichst vermeiden. Oder wie findet ihr es, wenn jemand in einem Meeting andauernd auf seinem Smartphone rumspielt? Eben.

13. Achtet auf kulturelle Unterschiede

Gerade für Meetings über verschiedene Kontinente sind Videokonferenzen ein großartiges Tool. Allerdings lauert auch gerade hier manch ein Fettnäpfchen. Der Anruf bei einem interkulturellen Trainer mag etwas übertrieben sein, aber vielleicht habt ihr ja einen Kollegen oder eine Kollegin mit eben jener interkulturellen Erfahrung, der/die euch Tipps geben kann. Ein paar kulturelle Besonderheiten findet ihr hier.

Nach der Videokonferenz

 

14. Erstellt ein gemeinsames Dokument

Eine Untersuchung des Fraunhofer-Instituts hat ergeben, dass Videokonferenzen produktiver und nachhaltiger sind, wenn sie im Anschluss in einem gemeinsamen Dokument nachbearbeitet werden. Auf diese Weise fühlen sich die Teilnehmer und Teilnehmerinnen stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden, was wiederum zu einer positiveren Bewertung des Meetings führt.

Zucker. macht Homeoffice

Der Trubel bei Zucker. verlagert sich bis auf weiteres auf Teamarbeit von zu Hause aus. Ab Montag, dem 16. März, wird nur eine kleine Besetzung in der Agentur präsent bleiben.

Zum einen möchten wir damit insbesondere das Infektionsrisiko der Kolleginnen und Kollegen, die täglich per ÖPNV ins Büro kommen, minimieren und zum anderen generell dazu beitragen, die Infektionsketten zu verlangsamen.

Natürlich werden wir zu Arbeitszeiten uneingeschränkt per Mail und telefonisch erreichbar sein.

Bleibt gesund!

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The hustle and bustle at Zucker. is shifting to teamwork from home until further notice. As of Monday, March 16, only a small staff will remain in the agency office.

On the one hand, we would particularly like to minimise the risk of infection for colleagues who come to the office daily by public transport and, on the other hand, generally contribute to slowing down the chains of infection.

Of course we will be available during working hours without restrictions by e-mail and telephone.

Stay healthy!