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Für ein Lächeln am Morgen: neuer Tag, neuer Spruch

Wie interessant es hier beim Office Management zugeht und wie vielseitig unser Job ist, hat Alex uns ja bereits vor einiger Zeit erklärt, nett und ausführlich. Doch das ist natürlich nicht alles. Eine weitere Aufgabe, neben all dem Orgakram, ist es, den Kollegen und Kolleginnen den Start in den Arbeitstag noch ein bisschen angenehmer und einfacher zu gestalten. So wird, wer die Zucker.-Hallen betritt, nicht nur freundlich begrüßt, sondern selbstverständlich auch auch mit einem einnehmenden Lächeln empfangen. Und auch ein bisschen Small-Talk am Morgen schadet nicht, um gut in den Tag zu starten: “Ja, du kannst dich jetzt einloggen” 😉 oder “Der Kaffee ist fertig” – und der Tag kann glatt starten.

Doch könnte es nicht noch besser gehen? Aber klar! Besonders für die, die am Morgen schon darüber nachzudenken scheinen, wie viel es heute zu tun gibt… Wie wäre es mit einem kleinen Zitat, um sich für den Tag bereit zu machen?

Es gibt natürlich hunderte von Sprüchen und unzählige Zitate von großen Meistern, die gut zu jedem Tag passen. Aber heute möchte ich nur einen Meister, wohl den berühmtesten aller Zeiten, zitieren…

Ja, gut geraten – Meister Yoda!

Here we go:

Montag. Alles beginnt. Man braucht wahrscheinlich einen richtig guten Motivations-Kick. Die passende Weisheit? Bitte:

„Tue es oder tue es nicht. Es gibt kein Versuchen.“

Dienstag. Ihr wollt wissen, ob wir heute Zeit finden, eine große Bestellung für euch zu organisieren? Aber natürlich helfen wir dabei. Es wäre allerdings lustig, zuerst ein kleines Stückchen Unsicherheit zu verbeiten:

„Schwer zu sehen, in ständiger Bewegung die Zukunft ist.“

Mittwoch. „Halbzeit“, „Bergfest“, you name it, heute ist die Hälfte geschafft. Man kann auch schon ein bisschen darüber nachdenken, was diese Woche passiert ist und wie der Rest ablaufen soll…

„Manchmal richtig und falsch nur Bedeutung haben für kurze Zeit. Nach langer Zeit, nach Jahrzehnten, Jahrhunderten, dann wir sehen, was wirklich geschieht. Jede Entscheidung der Ast eines Baumes ist: Was wie Entscheidung aussah, dann ist nur Beginn einer Entwicklung.“

Donnerstag. Ein Meeting ist geplant. Natürlich bereiten wir den Raum vor und erfüllen all eure Wünsche. Ein wichtiger Kunde kommt vorbei? Dann nicht vergessen:

„Größe ist nicht alles. Die kleinere Truppe wir sind, dafür größer im Geist.“

Freitag. Das Wochenende steht vor der Tür, alle freuen sich. Aber Vorsicht! Es gibt noch Einiges zu tun, also:

„Geduld du haben musst, junger Padawan.“

Waren die Zitate bekannt? Nein? Dann…

Bis zum nächsten Mal!

Aus dem Leben ganz vorn: das Zucker. Office Management

Eine Agentur wäre nichts ohne ihr Office Management. Ich möchte den Blogeintrag daher einmal dazu nutzen, um euch einen kleinen Einblick in unsere Welt zu geben. Was hat es mit der Rechnungsablage auf sich, und wo werden eigentlich die Süßigkeiten gelagert? Dies und noch mehr möchte ich euch mit den folgenden Zeilen näher bringen.

Die Telefonzentrale

… ist wie eine Schachtel Pralinen, du weißt nie, wer als nächstes anruft.
Von Prinzessinnen, Reservierungen für den Berliner Fernsehturm, bis hin zu Charterangeboten von Privatjets hält das Telefon bei jedem Klingeln neue Überraschungen bereit. Immer wieder spannend.

Aktenschrank

Information ist Macht. Ein Schrank, einhundert Aktenorder, unzählige Verträge, Kontoauszüge, Rechnungen und Dokumente werden hier gelagert. „Was du heute wirst buchen, wirst du morgen suchen“, lautet eine alte Buchhalter-Weisheit. Wir finden alles in diesem Schrank.

Paketannahme

Ja ist denn heut schon Weihnachten? Täglich erreichen uns im Schnitt sieben Pakete. Das sind 35 Pakete in der Woche und 1.960 im Jahr. Leider sind sie selten für uns bestimmt, sondern finden ihren Empfänger weiter hinten im Büro. Für uns fällt meistens nur die Rechnung aus dem Paket. #sad

Rechnungsablage

Und hier landen die eben erwähnten Rechnungen. Sauber gestempelt, gescannt, geprüft und freigezeichnet. Ein nicht enden wollender Fluss von Eingangsrechnungen ergießt sich tagtäglich in unsere Ablage. Eine Sisyphos-Arbeit, denn kaum ist der Stapel abgearbeitet, wartet schon die nächste Rechnung auf einen. Man merkt, wir haben eine ganz besondere wie enge Verbindung zu unseren Rechnungen.

Kasse

Cash-Flow-Problem? Kein Thema. Zinslos verspricht das Office Management den Traum vom leicht verdienten Geld. Doch leider kommt der Tag der Abrechnung schneller als man denkt.

Geheimversteck

Gibt es hier vorne etwas Wertvolleres als die Kasse? Ja, denn Geld alleine macht bekanntlich nicht glücklich. Vielmehr hilft bei Zucker. Zucker. Die Nervennahrung lagert, sicher versteckt, im hintersten Winkel des Office Managements und erblickt nur bei hohem Kundenbesuch das Licht der Welt. Bei akuten Stressnotfällen wird natürlich eine Ausnahme gemacht. Lagern vielleicht deshalb die Süßigkeiten direkt neben dem Erste-Hilfe-Koffer? Sollte ich nach diesen niedergeschriebenen Worten vielleicht ein neues Versteck suchen? Besser wäre es wohl…