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Smarte Tipps & Tools für eure To-do-Liste

Kann, aber muss nicht sein. Mittlerweile gibt es viele Tools, die eine handschriftlich geführte To-do-Liste ersetzen. Foto: pixabay.com / StartupStockPhotos

Hand auf’s Herz: Schafft ihr am Ende eines Arbeitstages, alle Aufgaben, die ihr euch vorgenommen habt? Wenn nicht, bedarf eure To-do-Liste gegebenenfalls eines Upgrades! Denn neben der Erfassung aller anstehenden Aufgaben kommt vor allem deren Priorisierung ein wesentlicher Stellenwert zu.

Dieser Artikel erschien zuerst (in Vor-Corona-Zeiten) auf Smartworkers.net und wurde leicht überarbeitet.

Wichtig: psychologische Fallstricke umgehen

Dass hier die Krux liegt, verdeutlichen zwei Beispiele: Gehört ihr zu den Menschen, die täglich viele Häkchen an Aufgaben vergeben und dennoch wenig schaffen? Dann verleitet euch euer inneres Belohnungssytem eventuell dazu, vor allem auf kleine Herausforderungen zu setzen, um möglichst kontinuierlich Erfolgserlebnisse zu generieren. Das Problem daran ist, dass mit diesem Prinzip das große Ganze langfristig auf der Strecke bleibt, da gerade komplexe Aufgaben meist mehrere Arbeitsanläufe brauchen, die gut terminiert und kontinuierlich ausgeführt werden sollten.<span

Auch wenn ihr jeden Tag das Gefühl habt, euren Aufgabenzettel nicht zu schaffen, könnte euch eure Psychologie eine Falle gestellt haben. Anstatt euch auf die für den Tag notwendigen Tasks zu konzentrieren, führt ihr vielleicht lange, unübersichtliche Listen, die das Meeting am Nachmittag ebenso beinhalten wie die Vorbereitung des Quartals-Reportings in acht Wochen. Auch hier liegt ein Prioriorisierungsproblem vor, mit dem Ergebnis, dass euch die stetige Erinnerung an das Nicht-Schaffen aller Punkte und das damit verbundene schlechte Gefühl Energie rauben, die eigentlich in den Arbeitsprozess fließen sollte.

So gestaltet ihr eine effiziente To-do-Liste

Auch wenn ihr euch bis zu dieser Stelle noch nicht wiedererkannt habt, lohnt sich das Dranbleiben. Hier sind unsere Tipps für eine effizientere To-do-Liste:<span

1. Der richtige Zeitpunkt

Es hat sich bewährt, die To-do-Liste bereits am Vorabend zu erstellen. Das hat den Vorteil, dass ihr mit freiem Kopf in den Feierabend startet und am nächsten Morgen bereits alle Aufgaben vor Augen habt, sodass ihr keine wertvolle Zeit verschenkt.

2. Nicht mehr als 10 Punkte

Achtung! Eure To-do-Liste sollte nur die wichtigsten und dringendsten Aufgaben für heute und morgen umfassen. Alles, was länger warten kann, findet in Monats- und Wochenlisten oder eurem Kalender Platz. Zudem nehmen die meisten Aufgaben mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich einkalkuliert. Ihr fahrt also gut damit, nur circa 70 Prozent eures Arbeitsalltags zu verplanen. Der restliche Puffer stellt sicher, dass ihr eure Aufgaben auch schafft.<span

3. Die richtige Struktur

Die Abfolge der To-dos sollte bereits eine Priorisierung festlegen. An dieser Stelle bietet sich beispielsweise das Vorgehen nach der 1-3-5-Regel an: Ganz oben steht dabei eine einzige Aufgabe – die mit der höchsten Priorität. Darauf folgen bis zu drei wichtige Aufgaben und darunter bis zu fünf kleine. Der Vorteil: Die Liste ist kompakt, bietet eine sehr gute Übersicht und ist schaffbar. Ein Modell zur Einordnung von Aufgaben nach ihrer Priorität gibt z.B. die Eisenhower-Matrix vor.

4. Ausschließlich Aufgaben erfassen

Damit der Aufgabenzettel übersichtlich bleibt, solltet ihr von der Integration von Events und Meetings absehen und stattdessen wirklich nur To-dos aufnehmen.

5. Große Tasks herunterbrechen

Um Fortschritte auch bei unübersichtlichen Projekten greifbar zu machen, ist es sinnvoll, diese in Teilschritte zu zerlegen. Die kleinen Erfolge sorgen für die nötige Motivation, ohne vom Ziel abzulenken. Darüber hinaus ergibt sich aus den Teilaufgaben beinahe automatisch ein Ablaufplan zur Lösung der komplexen Aufgabe.

Smarte Tools: Es muss nicht immer handschriftlich sein

Natürlich sind heutzutage für eure To-do-Liste nicht zwangsläufig Zettel und Stift notwendig. Neben umfangreichen Projektmanagement- und Kommunikationslösungen, die sich vor allem für Unternehmen und große Teams eignen, gibt es viele smarte und teils kostenlos nutzbare Tools, die eine handschriftlich geführte To-do-Liste ersetzen oder diese gar auf das nächste Level bringen.

Eines dieser Tools ist Meistertask, das sowohl in Form einer Browser- als auch Smartphone-App (oder im Wechsel) genutzt werden kann. Der Service bietet Raum für verschiedene Projekte und deren Aufgaben, erlaubt das Verschieben der To-dos in die Kategorien OpenIn Progress und Done sowie die individuelle Zuteilung von Aufgaben an Personen und verfügt über eine enorm hilfreiche Erinnerungsfunktion per E-Mail. Das Arbeiten mit Meistertask gestaltet sich intuitiv und effizient und sorgt nicht etwa für noch mehr Aufwand.

Weitere Alternativen bieten die Selbstorganisations-Tools Evernote oder Trello. Die guten Anwendungen am Markt unterscheiden sich funktional lediglich in Facetten voneinander. Wichtiger ist, dass ihr eine Applikation wählt, die euren Präferenzen in Bezug auf Benutzeroberfläche und Workflow entspricht. Somit stellt ihr sicher, dass ihr dranbleibt und das Verfassen von To-do-Listen nicht zur Qual wird.

Besonders geeignet für die Organisation innerhalb eines oder mehrerer Teams ist das Tool Milanote. In diesem Programm können Ideen, To Dos und Projekte an einer Art Pinnwand gesammelt, dargestellt und strukturiert werden. Zudem lassen sich auch externe Dateien wie Bilder, Videos, Links oder Textdokumente integrieren. Das Ergebnis: kreative und gleichzeitig übersichtliche (Mood-) Boards. So habt ihr alles Aufgaben und Projekte stets vor Augen und könnt noch effizienter an die Arbeit machen.

Ihr habt weitere Tipps zur optimalen Aufgabenorganisation und -priorisierung? Wir freuen uns auf eure Anregungen auf Facebook oder im Kommentarfeld.

14 Tipps für eine gelungene Videokonferenz

Äh, da sollte jetzt eigentlich… Macht euch rechtzeitig mit der Technik vertraut, um böse Überraschungen zu vermeiden. / Foto: Pexels/Tookapic

Videokonferenzen sind eine feine Sache: Sie sparen in der Regel Zeit und Geld und sind zudem effektiver als reine Telefonkonferenzen, wie eine Fraunhofer-Studie herausfand. Allerdings drohen in Videomeetings auch Fallstricke und Fettnäpfchen. Wenn ihr auf diese 14 Punkte achtet, sollte nichts schief gehen.

Dieser Artikel erschien zuerst (in Vor-Corona-Zeiten) auf Smartworkers.net und wurde leicht überarbeitet.

Vor der Videokonferenz

 

1. Überlegt euch, ob eine Videokonferenz überhaupt das richtige Mittel ist

Videokonferenzen haben den großen Vorteil, dass sie zeitliche und räumliche Distanzen überwinden. Das spart Kosten und ist effizient. Zudem transportieren sie deutlich mehr von eurem Gegenüber als E-Mails oder Telefonate. Das kann wichtig sein, wenn ihr z. B. auf der Suche nach einem Freelancer seid und diverse Kandidaten in Bali, Bangalore & Co. über die reinen Skills und Fakten hinaus kennenlernen wollt. Für ständige Remote Worker oder in außergewöhnlichen Zeiten wie diesen sind Videocalls natürlich darüber hinaus ein äußerst willkommenes Tool, um den sozialen Kontakt mit den Kollegen und Kolleginnen zumindest virtuell aufrecht zu erhalten.

Steht dagegen (in einer unbestimmten Zukunft) ein Tagesworkshop mit mehreren Personen an, kann ein Treffen vor Ort zielführender sein. Denn vieles passiert bei solchen Meetings abseits des offiziellen Programms. Außerdem bedeutet bei aller Unkompliziertheit auch eine Videokonferenz einen gewissen Aufwand, der vielleicht nicht immer gerechtfertigt ist. Schließlich ist auch die Frage entscheidend, ob die technologische Infrastruktur eine Videokonferenz überhaupt zulässt.

2. Stellt sicher, dass ihr eine stabile Internetverbindung habt

Banal aber entscheidend. Wer hat nicht schon Zeit in ruckeligen Skype-Konferenzen verbracht, nur um anschließend entnervt festzuhalten, alles Weitere per Mail zu besprechen? Eingefrorenes Bild und unterbrochener Ton kosten Zeit und Nerven und haben schon viele Videokonferenzen scheitern lassen. Das gilt vor allem, wenn ihr unterwegs seid und mit eurem Smartphone oder Tablet an der Videokonferenz teilnehmt. Vermeidet Funklöcher und stellt sicher, dass ihr über die komplette Dauer des Meetings eine stabile Internetverbindung habt. Vermeidet also, wenn es geht, Zug- und Autofahrten während der Konferenz.

3. Wählt eine vernünftige Software aus

Hier wird die Erfahrung zeigen, was für euch funktioniert. Rookies sollten sich auf jeden Fall vor der Konferenz mit dem Programm und seinen Features vertraut machen. Am besten testet ihr die Software vorher im Kollegenkreis. Grundsätzlich gilt: Je einfacher, desto besser. Stellt sicher, dass sich auch die anderen Teilnehmenden schnell und problemlos einwählen können.

4. Schickt eine Agenda an alle Teilnehmenden

Das gilt nicht nur für Videokonferenzen, sondern auch für Meetings und Telkos, und sollte eigentlich klar sein. Dennoch kann man nicht oft genug darauf hinweisen. Und: Schickt die Agenda rechtzeitig in die Runde, damit sich alle darauf vorbereiten können. Nein, eine halbe Stunde vorher ist nicht rechtzeitig.

5. Kleidet euch angemessen

Ihr seid Telefonkonferenzen im Homeoffice gewöhnt? Dann sitzt ihr vielleicht gerne im Jogginganzug und mit Schlaffrisur am Schreibtisch (oder ganz woanders, siehe Punkt 6). Videokonferenzen jedoch dienen nicht selten dazu, einen kompletteren Eindruck vom Gegenüber zu erhalten. Euer Äußeres sollte also dem Anlass entsprechend sein. Auch auffällige Kleidung oder Karos sind eher ungeeignet, da sie auf dem Monitor unruhig wirken.

6. Wählt einen passenden Ort

In Büroräumen recht einfach, unterwegs schon komplizierter. Versucht grundsätzlich, eine so ruhige und ungestörte Umgebung zu finden, wie möglich. Schaltet Störquellen wie das Radio aus, vermeidet Bewegungen und (vor allem im Homeoffice) unprofessionelle Accessoires im Hintergrund. Nicht jeder möchte wie Robert Kelly zu einem Internethit werden. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann natürlich in Sachen perfektes Setting ein wenig nachhelfen.
Achtet außerdem auf eine vernünftige Ausleuchtung. Seid ihr allein vor dem Monitor, sollte sich die Lichtquelle (egal ob natürlich oder künstlich) am besten hinter der Kamera befinden. In einem Konferenzraum stellt sich in der Regel nur die Frage, ob das Tageslicht ausreicht oder Deckenbeleuchtung nötig ist.

7. Wählt einen passenden Bildausschnitt

Hier gilt die Daumenregel: Sitzt ihr allein vor der Kamera, sollte etwa eine Handbreit Platz zwischen eurem Kopf und dem Bildrand sein und der Bildausschnitt Kopf und Brust umfassen. Das ist der Bereich, den wir in normalen Face-to-Face-Gesprächen wahrnehmen. Achtet bei mehreren Teilnehmenden an einem Ort darauf, dass sich alle Personen im Bild befinden und möglichst nicht verdeckt werden.

8. Achtet auf Zeitzonen

Wenn ihr eine Videokonferenz mit einem über die Kontinente verstreutem Team plant, versucht einen Termin zu finden, der für alle Zeitzonen zumindest halbwegs zumutbar ist.

9. Achtet auf den Ton

Video ist das Eine, aber auch die richtige Audiolösung ist entscheidend für den Erfolg einer Videokonferenz. Sitzt ihr allein am Computer oder befindet ihr euch in einer unruhigen Umgebungen, solltet ihr auf Headsets mit Active Noise-Cancelling zurückgreifen. Diese Technologie sorgt dafür, dass störende Hintergrundgeräusche abgedämpft werden, und liefern in der Regel sowohl für euch als auch eure Gesprächspartner die beste Audioqualität. Für einen abgeschlossenen Konferenzraum oder ähnliches eignen sich Speakerphones, die in der Mitte des Konferenztisches platziert werden können. Sie gibt es auch in praktischer Reisegröße. 

Während der Videokonferenz

 

10. Seid höflich

Den Gesprächspartner zu unterbrechen, ist grundsätzlich eine Unsitte, fällt in einer Videokonferenz aber noch unangenehmer auf als im normalen Leben. Sollte es technologisch bedingte Audio- und Videoverzögerungen geben, empfiehlt es sich, einen Tick länger zu warten, bevor man das Wort ergreift. Sprecht außerdem deutlich und schaut dabei in die Kamera. So vermeidet ihr unterbrechende Nachfragen und erzeugt Nähe zu eurem Gesprächspartner.

11. Schaltet Störquellen aus

Wenn ihr gerade nur zuhört, schaltet euren Ton auf Mute, um zu verhindern, dass Störgeräusche in eurer Umgebung von allen wahrgenommen werden. Vergesst aber nicht, euer Mikro wieder einzuschalten, wenn ihr was sagen wollt – ein absoluter Klassiker. Praktisch: Einige Headsets verfügen über eine Hinweisfunktion, wenn ihr zu sprechen beginnt, während ihr gemutet seid. Euer Handy ist während einer Videokonferenz selbstverständlich lautlos gestellt.

12. Vermeidet Multitasking

Wer von euch nicht schon mal während einer Telefonkonferenz nebenbei E-Mails beantwortet hat, der werfe den ersten Stein. Oder so. Was ohne visuellen Kanal vielleicht noch funktioniert, solltet ihr in einer Videokonferenz dringlichst vermeiden. Oder wie findet ihr es, wenn jemand in einem Meeting andauernd auf seinem Smartphone rumspielt? Eben.

13. Achtet auf kulturelle Unterschiede

Gerade für Meetings über verschiedene Kontinente sind Videokonferenzen ein großartiges Tool. Allerdings lauert auch gerade hier manch ein Fettnäpfchen. Der Anruf bei einem interkulturellen Trainer mag etwas übertrieben sein, aber vielleicht habt ihr ja einen Kollegen oder eine Kollegin mit eben jener interkulturellen Erfahrung, der/die euch Tipps geben kann. Ein paar kulturelle Besonderheiten findet ihr hier.

Nach der Videokonferenz

 

14. Erstellt ein gemeinsames Dokument

Eine Untersuchung des Fraunhofer-Instituts hat ergeben, dass Videokonferenzen produktiver und nachhaltiger sind, wenn sie im Anschluss in einem gemeinsamen Dokument nachbearbeitet werden. Auf diese Weise fühlen sich die Teilnehmer und Teilnehmerinnen stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden, was wiederum zu einer positiveren Bewertung des Meetings führt.

Zucker. macht Homeoffice

Der Trubel bei Zucker. verlagert sich bis auf weiteres auf Teamarbeit von zu Hause aus. Ab Montag, dem 16. März, wird nur eine kleine Besetzung in der Agentur präsent bleiben.

Zum einen möchten wir damit insbesondere das Infektionsrisiko der Kolleginnen und Kollegen, die täglich per ÖPNV ins Büro kommen, minimieren und zum anderen generell dazu beitragen, die Infektionsketten zu verlangsamen.

Natürlich werden wir zu Arbeitszeiten uneingeschränkt per Mail und telefonisch erreichbar sein.

Bleibt gesund!

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The hustle and bustle at Zucker. is shifting to teamwork from home until further notice. As of Monday, March 16, only a small staff will remain in the agency office.

On the one hand, we would particularly like to minimise the risk of infection for colleagues who come to the office daily by public transport and, on the other hand, generally contribute to slowing down the chains of infection.

Of course we will be available during working hours without restrictions by e-mail and telephone.

Stay healthy!