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Schluss mit der Mail-Flut – Tipps für den smarten Umgang mit E-Mails

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Könnt ihr auf Anhieb sagen, wie viel Zeit ihr täglich mit dem Checken, Organisieren und Bearbeiten von E-Mails verbringt? So praktisch die digitalen Nachrichten auch sind, sie bergen durchaus Ablenkungs- und Verzettelungspotenzial. Mit unseren Tipps zum effizienteren Umgang mit E-Mails, seid ihr zukünftig organisierter und sorgt dafür, dass keine wichtige Nachricht mehr durchrutscht. Die gesparte Zeit könnt ihr dann entspannt in andere To Dos investieren. Klingt gut? Dann legen wir los!

Dieser Artikel erschien zuerst (in Vor-Corona-Zeiten) auf  Smartworkers.net  und wurde leicht überarbeitet.

1. Feste Zeiten für Mails einplanen

Wir ertappen uns regelmäßig dabei, in Pausen oder während der Bearbeitung von (wichtigen) Aufgaben das Postfach zu checken. Das Problem dabei ist, dass Pausen-Zeiten nicht zur Erholung genutzt werden beziehungsweise das Einsehen der Mails vom eigentlichen Arbeitsprozess ablenkt. Doch wie kann aus dieser Routine ausgebrochen werden? Plant täglich feste Zeitslots für die Organisation eures Postfachs ein! Wie viele das sind, hängt ganz davon ab, wie oft ihr Mails erhaltet, die sofort bearbeitet werden müssen und keinen längeren Aufschub dulden. Sofern ihr nicht im Kundenservice tätig seid, sollten zwei bis vier Einheiten verteilt über den Arbeitstag genügen.

2. Das Postfach smart organisieren

Das klingt zunächst logisch und einfach. Natürlich seid ihr vertraut damit, wie man Ordner anlegt und smarte Filter einsetzt. Allerdings fällt es den Meisten oftmals schwer, eine logische Ordnerstruktur aufzubauen, bei der keine E-Mail verschwindet und die Inbox dennoch sauber bleibt. Prinzipiell lassen sich E-Mails in die folgenden Kategorien einordnen: Newsletter, heute erledigen, zur Wiedervorlage und wichtige Hintergrundinformationen für die Ablage beziehungsweise das Archiv.

Was die Organisation von Newslettern betrifft, bieten sich intelligente Filter an, um die Mail-Flut direkt in einem Ordner verschwinden zu lassen. Diese könnt ihr dann beispielsweise in Leerzeiten lesen. Alles mit dem Label „heute erledigen“, geht ihr innerhalb der dafür vorgesehenen Zeitslots an. Achtet dabei darauf, jede Mail möglichst nur einmal anzufassen und nach Erledigung ins Archiv zu verschieben. Den Wiedervorlage-Ordner kontrolliert ihr ein- bis zweimal pro Woche, um auch zukünftige Aufgaben und Projekte im Blick zu behalten. Die Ablage oder das Archiv lässt sich am besten nach Projekten und/oder Kunden ordnen. Pro-Tipp: Wer viele Unterordner bevorzugt, sollte auf ein E-Mail-Programm mit guter Suchfunktion, wie zum Beispiel Microsoft Outlook, setzten, um auch ältere Konversationen zuverlässig und in kurzer Zeit wiederzufinden.

Wem das Ordner-Prinzip aber gänzlich widerstrebt, kann auch beim Arbeiten im Posteingang glücklich werden. Arbeitet zum Beispiel mit Markierungen oder hakt bearbeitete Mails nach Vollendung des To-Dos direkt ab. Was die Markierungen anbelangt, empfehlen sich verschiedene Farben. Mit Bezug auf die vorher genannten Kategorien könnte das folgendermaßen aussehen: Rot für Newsletter, Blau für heute erledigen, Grün für zur Wiedervorlage und Gelb für wichtige Hintergrundinformationen für die Ablage beziehungsweise das Archiv.

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3. Richtiger Betreff führt zum Ziel

Passiert es euch häufig, dass eure E-Mails nicht beziehungsweise im gewünschten Zeitfenster nicht beantwortet werden? Dann solltet ihr eure Formulierungen überprüfen. Eine aussagekräftige Betreffzeile ist Trumpf. Verfasst diese am besten erst ganz zum Schluss, um darin möglichst knackig das Essentielle der E-Mail herauszustellen. Braucht ihr dringend Feedback, sollte das bereits im Betreff deutlich werden.

Hier ein Beispiel: [Projektname]: [Inhalt] mit der Bitte um Freigabe bis [Zeitpunkt].

Für Kunden, Dienstleister und Kollegen wird so schon auf den ersten Blick deutlich, um was es geht und dass die E-Mail schnell bearbeitet werden muss. Dringende Abstimmungen könnt ihr auch mit Hilfe einer entsprechenden Priorisierung hervorheben. Doch Vorsicht: So eine Priorisierung sollte sparsam eingesetzt werden, denn wenn ihr dauerhaft auch unwichtigere Mails „hoch“ einstellt, werdet ihr vielleicht nicht mehr ernst genommen und bewirkt genau das Gegenteil – eine verzögerte Antwort oder im Worst Case sogar gar keine.

4. In der Kürze liegt die Würze

Mails sollten immer nur so lang wie nötig sein – Umso kürzer und präziser, desto besser!  Versetzt euch in den Empfänger hinein: Wird deutlich, worum es geht oder bedarf es gegebenenfalls weiterer Informationen für ein besseres Verständnis? Ist der Inhalt gut strukturiert? Wenn ihr den Adressaten zwingt, gedanklich zu springen, macht ihr es nicht nur ihm schwer, sondern auch euch, da es die Zeit verlängert, bis ihr eine Antwort erhaltet. Eine gute Struktur endet nicht mit dem Inhalt, sondern sollte durch Absätze, Aufzählungen und sparsam eingesetzte Hervorhebungen optisch unterstützt werden. Ziel ist es, dass der relevante Inhalt schon beim Skimming [Überfliegen] des Textes deutlich wird.

Ein bedeutender Stellenwert der Mail kommt ganz zum Schluss: der Abschlussformel. Die Studie des Software-Anbieters Boomerang zeigt, dass E-Mails, die mit „Danke“, „Danke im Voraus“ und „Ich danke Ihnen“ enden, eine wesentlich höhere Antwort-Quote erzielen als solche, die nur „Liebe Grüßen“ senden.

5. E-Mails reduzieren

Ja, das geht wirklich! Beginnt mit dem Abbestellen (aller) nicht gebrauchten Newsletter. Das erfordert etwas Zeit, doch es gibt Dienste wie unroll.me, die euch dabei unterstützen und die Abmeldung weitgehend automatisieren. Hilfreich kann es auch sein, einfach alle Newsletter abzubestellen und erst nach ein paar Tagen zu entscheiden, was ihr wirklich lesen müsst und wollt.

Ein weiterer Tipp von uns ist, auch eure Antworten auf E-Mail noch einmal gründlich zu lesen, bevor ihr sie abschickt. Fragt euch, ob ihr wirklich auf alle Punkte des Absenders eingegangen seid und ob alle Fragen eurerseits deutlich werden, bevor ihr auf „Senden“ drückt. So provoziert ihr keine unnötigen Antwortschleifen.

Zudem kann das Ausweichen auf andere Medien helfen, den Mailverkehr zu reduzieren. Kann ein Sachverhalt eventuell telefonisch schneller geklärt werden? Für die unternehmensinterne Kommunikation bietet sich auch der Wechsel zu einen Team-Chat beispielsweise über Microsoft Teams oder Slacks an.

Selbstorganisation: Fahrplan für eure To-do-Liste

Habt ihr im Angesicht des täglichen Workloads auch mal wieder den Überblick verloren? Was uns morgens noch gut strukturiert durch den Kopf geistert, kann nachmittags schon einen einzigen großen Ball ergeben, den wir mit jeder weiteren Aufgabe munter vor uns her jonglieren. Angesichts von zig Meetings und 60 oder mehr E-Mails täglich ist das keine Seltenheit. Und dennoch muss es ihn doch geben, den richtigen Weg, trotz allem die Oberhand zu behalten.

Gerade im Kommunikations- und Projektmanagement ist eine gute Selbstorganisation als Erfolgsvariable kaum zu überschätzen. Da erscheint sie uns wie der Phönix aus der Asche: Die gute alte (und vor allem sauber geführte) To-do-Liste. Sie gibt uns Halt und unterstützt uns dabei, Aufgaben gezielt und geordnet abzuarbeiten. Wikipedia verrät, worum es sich dabei eigentlich handelt: „Die To-do-Liste […] ist im Aufgabenmanagement oder in der Aufgabenplanung eine Liste, die festlegt, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein müssen.“ Soweit so gut. Doch der Teufel steckt im Detail beziehungsweise in der Auswahl der Punkte und ihrer Priorisierung.

To-do-Liste: Diese zwei Fallen gilt es zu umgehen

Zwei wesentliche und weitverbreitete Fallen im Umgang mit To-do-Listen lassen sich auf das Belohnungssystem zurückführen, das tief in unserer Persönlichkeitsstruktur verankert ist. Sagen wir auf der einen Seite ist Ben, der seinen Schreibtisch nur mit einem guten Gefühl verlässt, wenn er möglichst viele Punkte seiner Liste abhaken kann. Dieses Belohnungssystem kann ihn dazu verleiten, kleine und weniger wichtige To-dos den Essentials vorzuziehen. Obwohl er jeden Tag viele Aufgaben erfüllt, bleiben wichtige Punkte offen.

Auf der anderen Seite haben wir Mia. Sie fühlt sich nach der Arbeit oft energielos und ineffizient, da sie ihre Aufgabenliste wieder einmal nicht abarbeiten konnte. Anstatt sich auf die für den Tag notwendigen Tasks zu konzentrieren, führt sie kilometerlange Listen, die das Meeting am Nachmittag ebenso beinhalten wie die Vorbereitung des Quartals-Reportings in acht Wochen. Auch hier liegt ein Prioritätsproblem vor, mit dem Ergebnis, dass Mia die stetige Erinnerung an das Nicht-Schaffen aller Punkte und das damit verbundene schlechte Gefühl Energie rauben, die eigentlich in den Arbeitsprozess fließen sollte.

So setzt ihr die To-do-Liste effizient ein

Damit ihr mit eurer To-do-Liste nicht baden geht, haben wir euch nachfolgend ein paar Tipps und Kniffe zusammengestellt:

  1. Der richtige Zeitpunkt: Idealerweise erstellt ihr eure To-do-Listen bereits am Vorabend. Das hat den Vorteil, dass ihr mit freiem Kopf in den Feierabend startet und am nächsten Morgen bereits alle Aufgaben vor Augen habt und keine wertvolle Zeit verschenkt.
  2. Nicht mehr als 10 Punkte: Achtung! Eure To-do-Liste sollte nur die wichtigsten und dringendsten Aufgaben für heute und morgen umfassen. Alles, was länger warten kann, findet in Monats- und Wochenlisten oder eurem Kalender Platz. Zudem nehmen die meisten Aufgaben mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich einkalkuliert. Ihr fahrt also gut damit, nur circa 70 Prozent eures Arbeitsalltags zu verplanen. Der restliche Puffer stellt sicher, dass ihr eure Aufgaben auch schafft.
  3. Die richtige Struktur: Die Abfolge der To-dos sollte bereits eine Priorisierung festlegen. An dieser Stelle bietet sich beispielsweise das Vorgehen nach der 1-3-5 Regel an: Ganz oben steht dabei eine einzige Aufgabe – die mit der höchsten Priorität. Darauf folgen bis zu drei wichtige Aufgaben und darunter bis zu 5 kleine Aufgaben. Der Vorteil: Die Liste ist kompakt, bietet eine sehr gute Übersicht und ist schaffbar.
  4. Aufgaben only: Damit der „Aufgabenzettel“ übersichtlich bleibt, solltet ihr von der Integration von Events und Meetings absehen und stattdessen wirklich nur To-dos aufnehmen.
  5. Große Aufgaben herunterbrechen: Um Fortschritte auch bei unübersichtlichen Projekten greifbar zu machen, ist es sinnvoll, diese in Teilschritte zu zerlegen. Die kleinen Erfolge sorgen für die nötige Motivation. Darüber hinaus ergibt sich aus den Teilaufgaben beinahe automatisch ein Ablaufplan zur Lösung der komplexen Aufgabe.

Next Level: Meistertask und kreatives Austoben

Natürlich sind für eine To-do-Liste nicht zwangsläufig Zettel und Stift notwendig. Neben umfangreichen Projektmanagement- und Kommunikationslösungen, die sich vor allem für Unternehmen und große Teams eignen, gibt es viele pfiffige und teils kostenlos nutzbare Tools, die eine handschriftlich geführte To-do-Liste ersetzen oder diese gar auf das nächste Level heben können. Eines dieser Tools ist Meistertask, das sowohl in Form einer Browser- als auch Smartphone-App (oder im Wechsel) genutzt werden kann. Der Service bietet Raum für verschiedene Projekte und deren Aufgaben, erlaubt das Verschieben der To-dos in die Kategorien Open, In Progress und Done sowie die individuelle Zuteilung von Aufgaben für Personen und verfügt über eine enorm hilfreiche Erinnerungsfunktion per E-Mail. Das Arbeiten mit Meistertask gestaltet sich intuitiv und effizient und sorgt nicht etwa für noch mehr Aufwand.

Wer dennoch auf die alte Schule setzt, dessen Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt, wie die einfache Suche auf Pinterest zeigt. Es kann etwas dauern, bis ihr die für euch passende Form der To-do-Liste gefunden habt. Der Aufwand zahlt sich jedoch aus – und das tagtäglich!

Was sind eure Tipps zur optimalen Aufgabenorganisation? Wir freuen uns über Anregungen im Kommentarfeld.