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Schluss mit der Mail-Flut – Tipps für den smarten Umgang mit E-Mails

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Könnt ihr auf Anhieb sagen, wie viel Zeit ihr täglich mit dem Checken, Organisieren und Bearbeiten von E-Mails verbringt? So praktisch die digitalen Nachrichten auch sind, sie bergen durchaus Ablenkungs- und Verzettelungspotenzial. Mit unseren Tipps zum effizienteren Umgang mit E-Mails, seid ihr zukünftig organisierter und sorgt dafür, dass keine wichtige Nachricht mehr durchrutscht. Die gesparte Zeit könnt ihr dann entspannt in andere To Dos investieren. Klingt gut? Dann legen wir los!

Dieser Artikel erschien zuerst (in Vor-Corona-Zeiten) auf  Smartworkers.net  und wurde leicht überarbeitet.

1. Feste Zeiten für Mails einplanen

Wir ertappen uns regelmäßig dabei, in Pausen oder während der Bearbeitung von (wichtigen) Aufgaben das Postfach zu checken. Das Problem dabei ist, dass Pausen-Zeiten nicht zur Erholung genutzt werden beziehungsweise das Einsehen der Mails vom eigentlichen Arbeitsprozess ablenkt. Doch wie kann aus dieser Routine ausgebrochen werden? Plant täglich feste Zeitslots für die Organisation eures Postfachs ein! Wie viele das sind, hängt ganz davon ab, wie oft ihr Mails erhaltet, die sofort bearbeitet werden müssen und keinen längeren Aufschub dulden. Sofern ihr nicht im Kundenservice tätig seid, sollten zwei bis vier Einheiten verteilt über den Arbeitstag genügen.

2. Das Postfach smart organisieren

Das klingt zunächst logisch und einfach. Natürlich seid ihr vertraut damit, wie man Ordner anlegt und smarte Filter einsetzt. Allerdings fällt es den Meisten oftmals schwer, eine logische Ordnerstruktur aufzubauen, bei der keine E-Mail verschwindet und die Inbox dennoch sauber bleibt. Prinzipiell lassen sich E-Mails in die folgenden Kategorien einordnen: Newsletter, heute erledigen, zur Wiedervorlage und wichtige Hintergrundinformationen für die Ablage beziehungsweise das Archiv.

Was die Organisation von Newslettern betrifft, bieten sich intelligente Filter an, um die Mail-Flut direkt in einem Ordner verschwinden zu lassen. Diese könnt ihr dann beispielsweise in Leerzeiten lesen. Alles mit dem Label „heute erledigen“, geht ihr innerhalb der dafür vorgesehenen Zeitslots an. Achtet dabei darauf, jede Mail möglichst nur einmal anzufassen und nach Erledigung ins Archiv zu verschieben. Den Wiedervorlage-Ordner kontrolliert ihr ein- bis zweimal pro Woche, um auch zukünftige Aufgaben und Projekte im Blick zu behalten. Die Ablage oder das Archiv lässt sich am besten nach Projekten und/oder Kunden ordnen. Pro-Tipp: Wer viele Unterordner bevorzugt, sollte auf ein E-Mail-Programm mit guter Suchfunktion, wie zum Beispiel Microsoft Outlook, setzten, um auch ältere Konversationen zuverlässig und in kurzer Zeit wiederzufinden.

Wem das Ordner-Prinzip aber gänzlich widerstrebt, kann auch beim Arbeiten im Posteingang glücklich werden. Arbeitet zum Beispiel mit Markierungen oder hakt bearbeitete Mails nach Vollendung des To-Dos direkt ab. Was die Markierungen anbelangt, empfehlen sich verschiedene Farben. Mit Bezug auf die vorher genannten Kategorien könnte das folgendermaßen aussehen: Rot für Newsletter, Blau für heute erledigen, Grün für zur Wiedervorlage und Gelb für wichtige Hintergrundinformationen für die Ablage beziehungsweise das Archiv.

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3. Richtiger Betreff führt zum Ziel

Passiert es euch häufig, dass eure E-Mails nicht beziehungsweise im gewünschten Zeitfenster nicht beantwortet werden? Dann solltet ihr eure Formulierungen überprüfen. Eine aussagekräftige Betreffzeile ist Trumpf. Verfasst diese am besten erst ganz zum Schluss, um darin möglichst knackig das Essentielle der E-Mail herauszustellen. Braucht ihr dringend Feedback, sollte das bereits im Betreff deutlich werden.

Hier ein Beispiel: [Projektname]: [Inhalt] mit der Bitte um Freigabe bis [Zeitpunkt].

Für Kunden, Dienstleister und Kollegen wird so schon auf den ersten Blick deutlich, um was es geht und dass die E-Mail schnell bearbeitet werden muss. Dringende Abstimmungen könnt ihr auch mit Hilfe einer entsprechenden Priorisierung hervorheben. Doch Vorsicht: So eine Priorisierung sollte sparsam eingesetzt werden, denn wenn ihr dauerhaft auch unwichtigere Mails „hoch“ einstellt, werdet ihr vielleicht nicht mehr ernst genommen und bewirkt genau das Gegenteil – eine verzögerte Antwort oder im Worst Case sogar gar keine.

4. In der Kürze liegt die Würze

Mails sollten immer nur so lang wie nötig sein – Umso kürzer und präziser, desto besser!  Versetzt euch in den Empfänger hinein: Wird deutlich, worum es geht oder bedarf es gegebenenfalls weiterer Informationen für ein besseres Verständnis? Ist der Inhalt gut strukturiert? Wenn ihr den Adressaten zwingt, gedanklich zu springen, macht ihr es nicht nur ihm schwer, sondern auch euch, da es die Zeit verlängert, bis ihr eine Antwort erhaltet. Eine gute Struktur endet nicht mit dem Inhalt, sondern sollte durch Absätze, Aufzählungen und sparsam eingesetzte Hervorhebungen optisch unterstützt werden. Ziel ist es, dass der relevante Inhalt schon beim Skimming [Überfliegen] des Textes deutlich wird.

Ein bedeutender Stellenwert der Mail kommt ganz zum Schluss: der Abschlussformel. Die Studie des Software-Anbieters Boomerang zeigt, dass E-Mails, die mit „Danke“, „Danke im Voraus“ und „Ich danke Ihnen“ enden, eine wesentlich höhere Antwort-Quote erzielen als solche, die nur „Liebe Grüßen“ senden.

5. E-Mails reduzieren

Ja, das geht wirklich! Beginnt mit dem Abbestellen (aller) nicht gebrauchten Newsletter. Das erfordert etwas Zeit, doch es gibt Dienste wie unroll.me, die euch dabei unterstützen und die Abmeldung weitgehend automatisieren. Hilfreich kann es auch sein, einfach alle Newsletter abzubestellen und erst nach ein paar Tagen zu entscheiden, was ihr wirklich lesen müsst und wollt.

Ein weiterer Tipp von uns ist, auch eure Antworten auf E-Mail noch einmal gründlich zu lesen, bevor ihr sie abschickt. Fragt euch, ob ihr wirklich auf alle Punkte des Absenders eingegangen seid und ob alle Fragen eurerseits deutlich werden, bevor ihr auf „Senden“ drückt. So provoziert ihr keine unnötigen Antwortschleifen.

Zudem kann das Ausweichen auf andere Medien helfen, den Mailverkehr zu reduzieren. Kann ein Sachverhalt eventuell telefonisch schneller geklärt werden? Für die unternehmensinterne Kommunikation bietet sich auch der Wechsel zu einen Team-Chat beispielsweise über Microsoft Teams oder Slacks an.

Von Fröschen, Tomaten und einem Monster namens Zeit

Wenn wir ehrlich sind, lernen es die meisten von uns lange vor ihrem Einstieg ins Berufsleben kennen: das Zeitmonster. Es kündigt sich nicht wirklich an, man wacht vielmehr eines Morgens auf und sieht ihm plötzlich tief in seine vereinnahmenden Augen, die nur ein einziges Gefühl in uns hervorrufen: Stress! Das Zeitmonster ist hartnäckig und nicht einfach zu vertreiben, ausweglos ist die Angelegenheit jedoch nicht. Mit diesen zwei einfachen aber smarten Tipps lässt es sich sogar ziemlich gut zähmen.

Die Zweiklassen-To-Dos

Die Aufgaben auf unseren täglichen To-Do-Listen (das gilt sowohl für die beruflichen als auch für die privaten) gliedern sich für gewöhnlich ganz von selbst in zwei Kategorien: die Neutralen, die von Zeit zu Zeit sogar aus Aufgaben bestehen, auf die wir uns richtig freuen, und die Verzichtbaren, auf die wir absolut keine Lust haben und sie deshalb zu gerne vor uns her schieben. Doch genau das ist der große Fehler, auch bekannt als die liebste Nahrung unseres Zeitmonsters.

Mit jedem Hinauszögern, Verschieben und Abschweifen bis der letzte Drücker so fest drückt, dass es keinen anderen Ausweg mehr gibt als die unliebsame Aufgabe endlich anzugehen, binden wir das Zeitmonster immer mehr an uns. Die stressigen, unangenehmen Situationen, in denen wir unter Zeit- und Leistungsdruck geraten und vor Überforderung nicht mehr wissen, womit wir eigentlich anfangen sollen, sind also nicht selten selbsterzeugt.

 

Weg mit dem Frosch!

Die Lösung? Weg mit den verhassten Aufgaben-Fröschen und zwar gleich zu Beginn eines jeden Arbeitstages. Man könnte auch sagen: „Eat that Frog“ – und zwar am besten sofort! Wie? Ganz einfach: Schreibt euch jeden Morgen oder sogar schon am Vorabend auf, was für den nächsten Tag auf dem Programm steht und priorisiert die Aufgaben. Definiert das unliebsamste To Do auf dieser Liste, vor dem es euch am meisten graut. Genau dieses Grauen geht ihr dann am nächsten Tag ohne Umschweife an und ihr werdet sehen: Habt ihr es einmal hinter euch gebracht, erwartet euch ein Tag, an dem die schwerste Hürde längst hinter euch liegt. Somit könnt ihr motiviert und gut gelaunt den Rest eurer gar nicht mehr furchterregenden To Do Liste angehen, die sich dann fast wie von selbst erledigt – versprochen.

 

Tomaten gegen Zeitdruck

Wenn das (Arbeits-) Leben euch mit nicht enden wollenden Aufgabenlisten und daraus resultierendem Zeitdruck drangsaliert, könnten Tomaten eine Lösung sein. Ja, ganz richtig gelesen und zwar in Form der Pomodoro-Technik. Die Methode ist eine spezielle Zeittechnik, die bei ihrem Aufbau ein Element berücksichtigt, das für produktives und effizientes Arbeiten einfach unverzichtbar ist: Pausen. Unser Gehirn ist ein wahnsinnig schneller Hochleistungscomputer, doch auch er benötigt ausreichend Zeit, um neue Energie zu tanken – und zwar am besten bevor es uns das selbst durch Erschöpfungserscheinungen mitteilt.

 

 

Mit der Pomodoro-Technik arbeitet man im 25-minütigen Takt, der durch fünfminütige Pausen gesplittet wird. Nach vier abgearbeiteten Pomodori folgt eine längere Pause von 20-30 Minuten. Die Theorie dieser Methode ist, dass man die 25 minütigen Arbeitsphasen aufgrund ihrer Kürze besonders intensiv nutzt und zugleich motivierter ist, möglichst viel in der verfügbaren Zeitspanne zu schaffen. Man lässt sich nicht so leicht vom Handy ablenken, jagt nicht Gedanken und Tagträumereien hinterher und ist weniger gefährdet in die sozialen Medien abzuschweifen. Schließlich müssen die vorhandenen 25 Minuten effektiv genutzt werden.

 

 

Schafft man es nicht, eine Aufgabe in 25 Minuten abzuarbeiten, weil sie zum Beispiel zu umfangreich ist, arbeitet man einfach so viele Pomodori-Viertel ab, bis sie erledigt ist. Ebenso können mehrere kleinere Aufgaben zu einem Pomodori-Viertel zusammen gefügt werden, wie Mails checken, telefonieren oder den Kalender aktualisieren.

Einer der großen Vorteile der Pomodori-Technik ist wie auch schon wie bei der „Eat that Frog“-Methode, das positive Gefühl, dass man am Ende eines Tages etwas geschafft hat und vorangekommen ist. Durch die Pomodoro-Technik trickst man sein Gehirn im Grunde einfach aus und zwar durch puren Ansporn. Der positive Nebeneffekt: Man arbeitet mit der Zeit und nicht gegen sie.

 

 

Natürlich sind die beiden oben beschriebenen Zeitmanagement-Methoden nur zwei Beispiele aus einem riesigen Pool an Möglichkeiten, die selbstverständlich dem Einen mehr liegen als dem Anderen. Das Allheilmittel, das bei allen gleich gut wirkt, gibt es leider nicht. Probiert also am besten wild drauf los. Mit der Zeit stoßt ihr bestimmt auf die eine Technik oder Methode, die zu eurem persönlichen Nonplusultra gegen das gemeine Zeitmonster wird.

Sinnvolle Zeitverschwendung

Wer das süchtig machende Spiel auf Sueddeutsche.de kennt, weiß wie gefährlich kleine Online-Games für das sogenannte Zeitmanagement sein können. Und eigentlich könnte man dann die Zeit doch auch wirklich nutzen, um was Sinnvolles zu tun…
Für den Zeitverplemperer, der dennoch ein gutes Gewissen haben möchte, gibt es jetzt die feel-good wirklich tolle Lösung: Free Rice.
Es geht einfach darum, jedem englischen (!) Wort ein Synonym aus vier Antwortmöglichkeiten zuzuordnen und schon hat man 20 Reiskörner für die UN-Hungerhilfe gestiftet. Sehr toll um den Englisch-Wortschatz zu verbessern und in den niedrigen Level selbst für Sprach-Anfänger geeignet. Die Seite finanziert sich aus Spenden und Werbebannern.
Übrigens, falls jemand in Deutschland eine solche Aktion starten möchte und eventuell PR-Beratung braucht – call me.